Il nuovo trend dell’outsourcing: come ottimizzare il proprio piano imprenditoriale

L’outsourcing può fornire un valido supporto a imprenditori e professionisti che desiderano snellire la propra struttura dei costi o ripensare il proprio modello imprenditoriale. Questa strategia di riorganizzazione aziendale ha infatti convinto molte aziende a esternalizzare persino il contatto con il cliente, e il suo rapido diffondersi nella realtà imprenditoriale del nostro Paese dimostra che questo nuovo trend costituisce un reale valore aggiunto per moltissime attività italiane. 

In gioco non vi è infatti soltanto la riduzione dei costi, ma anche la massimizzazione del profitto attraverso un miglioramento delle prestazioni.

Le moderne forme di outsourcing stanno effettivamente producendo un cambiamento sostanziale nei processi lavorativi delle piccole e medie aziende. La domanda in gioco è la seguente: su quali processi si dovrebbe investire per massimizzare il proprio potenziale di profitto?

Un semplice ragionamento mostra come in ogni azienda o attività vi siano delle potenzialità di profitto che possono essere ottimizzate. Supponiamo che la giornata lavorativa di un imprenditore sia costituita da 14 ore. Questo tempo a disposizione deve essere suddiviso tra diverse attività: marketing, vendite, prestazione effettiva dei servizi richiesti dal cliente, contabilità, amministrazione interna, mansioni di segreteria, etc. Il suo potenziale di profitto viene però influenzato soltanto dalle attività di marketing, vendita e prestazione dei servizi richiesti. Il nostro imprenditore potrebbe perciò massimizzare i suoi guadagni se riuscisse a concentrare tutte le sue energie nello svolgimento di queste tre attività.

Potenziale di profitto di una giornata lavorativa di 14 ore:

In linea generale bisogna distinguere tra le attività che possono essere esternalizzate e quelle che invece costituiscono il cuore dell’attività aziendale, che richiedono un’attenzione diretta da parte dell’imprenditore o del professionista. È quindi decisivo individuare da subito il core business della propria attività. Affidando ad aziende esterne le attività secondarie, non connesse direttamente alla produzione di fatturato, ogni impresa può sviluppare al meglio le proprie potenzialità interne e concentrarsi sul miglioramento dei propri modelli aziendali. Il primo vantaggio dell’affidare queste attività ad aziende fornitrici esterne consiste nel fatto che anche un imprenditore agli inizi puo accedere a prestazioni elevate, paragonabili a quelle delle grandi aziende. Un’azienda fornitrice infatti è solitamente un partner altamente qualificato e specializzato in un settore, e ha a disposizione del personale formato appositamente per svolgere determinate mansioni.

Il risultato è nella maggior parte dei casi un netto miglioramento dei servizi resi al cliente unito ad un significativo guadagno in termini di tempo ed efficienza.

Le attività che più si prestano ad essere esternalizzate:

Contabilità, controllo di gestione

• Recupero crediti
• Online Marketing
• Mansioni di segreteria
• Gestione e aggiornamento del sito web
• Logistica

Negli ultimi anni molti fornitori si stanno specializzando in questi settori. I costi richiesti per la prestazione dei servizi sono decisamente sostenibili, se paragonati a quelli che comporterebbe svolgere queste attività internamente. Un imprenditore che si avvale dell’outsourcing infatti non deve preoccuparsi di affittare i locali necessari ad accogliere il personale, curare i contratti di lavoro e le assunzioni, sostenere spese di manutenzione per le attrezzature, etc. Il progetto imprenditoriale di Holger C. Johnson, fondatore di Segretaria24.it ed esperto nella gestione della reperibilità telefonica a distanza, è nato proprio dalla volontà di fornire una soluzione efficace a questa problematica.

I vantaggi che derivano dall’esternalizzazione delle attività secondarie:

• Possibilità di concentrarsi sul proprio core business e lavorare indisturbati.
• Sostanziale riduzione dei costi fissi. Le aziende prestatrici di servizi richiedono una spesa nettamente inferiore a quella che comporterebbe svolgere la stessa attività internamente.
• Miglioramento del livello di qualità dei servizi resi. Quelle che agli occhi del committente costituiscono le attività secondarie sono invece per l’azienda prestatrice il fulcro del proprio business. Per questo le attività esternalizzate vengono svolte in maniera molto più professionale e focalizzata.
• Alta flessibilità. Le aziende prestatrici hanno molto spesso delle durate contrattuali molto brevi, se non nulle. In questo modo il committente può esternalizzare determinate attività soltanto per il periodo desiderato ed esclusivamente in relazione alle necessità del momento.

La scelta della giusta azienda prestatrice è di decisiva importanza.

Chiunque voglia esternalizzare determinati processi deve investire un po’ di tempo nella scelta del fornitore. Se si effettua la scelta sbagliata il rapporto di collaborazione può infatti mostrare degli aspetti negativi. Tra questi i più frequenti sono:

• Dipendenza del committente nei confronti dell’azienda prestatrice. La collaborazione con un’azienda esterna cresce con il tempo: i nuovi processi devono stabilizzarsi gradualmente e si ha bisogno di tempo per familiarizzare con la nuova organizzazione del lavoro. Se, dopo una collaborazione già consolidata, l’azienda prestatrice dovesse alzare i costi oppure, nel peggiore dei casi, dichiarare bancarotta, per il committente questo sarebbe un problema enorme. Per questo è necessaria un’attenta analisi preliminare dell’affidabilità del proprio interlocutore.
• Rischio di scarsa qualità. Il processo di esternalizzazione richiede che la responsabilità dello svolgimento di determinati compiti venga delegata all’azienda prestatrice. Bisogna quindi evitare di mettere i propri clienti nelle mani sbagliate e accertarsi che l’azienda scelta rispetti gli standard di qualità e di sicurezza che vogliamo offrire ai nostri clienti.

Consigli per scegliere il giusto fornitore:

1. Effettuare alcune ricerche preliminari in internet: il sito web del fornitore espone chiaramente termini e condizioni della prestazione dei servizi? Le modalità di contatto sono chiare? Il fornitore offre un servizio clienti facilmente reperibile?
2. Valutare il grado di trasparenza del servizio reso: il fornitore mette a disposizione un periodo di prova del servizio? Offre contratti flessibili, senza durata minima e che possono essere disdetti facilmente?
3. Esaminare la specializzazione del fornitore nel settore desiderato: da quanti anni il fornitore è operativo sul mercato? A che tipo di utenza si rivolge?
4. Valutare il rapporto qualità-prezzo: quale fornitore può offrire un reale valore aggiunto all’impresa? Quale particolarità lo distingue dalla concorrenza? Il servizio viene offerto 24 ore su 24 o solo in orari stabiliti?