Infortuni, malattie, congedi parentali: come gestire la temporanea assenza del personale di segreteria

Sono molte le ragioni che possono portare, giustificatamente e senza preavviso, ad assentarsi dal lavoro per periodi più o meno lunghi, ma per far sì che l’assenza di un dipendente non si ripercuota negativamente sulla produttività aziendale è necessario un efficace piano d’azione.

Il vero costo dei giorni di lavoro persi

Stando ai dati diffusi dall’Osservatorio sulla certificazione di malattia dei lavoratori dipendenti dell’INPS, nel 2016 sono stati persi oltre 114 milioni di giorni di lavoro per malattia, con una media di 2,2 casi di malattia per ciascun lavoratore e 18,2 giorni di assenza media all’anno.

Il costo delle sole assenze per malattia, secondo una stima di Cezanne HR, «oscilla, per una PMI, fra 18.000 e 270.000 euro all’anno in salari diretti». Tuttavia, secondo un sondaggio sull’impatto finanziario delle assenze dal lavoro condotto dalla Society for Human Resource Management, le ripercussioni negative sul piano economico sono principalmente dovute alla perdita di produttività: il lavoratore assente non può, ovviamente, essere produttivo, ma il dato cruciale è che la sua assenza si ripercuote anche sulla produttività degli altri dipendenti.

A pesare sono principalmente tre fattori: l’incremento del carico di lavoro per i colleghi (che per far fronte all’assenza sono spesso costretti ad assumersi incarichi supplementari), l’aumento dello stress e la compromissione dei normali processi produttivi e dei flussi di lavoro. Per limitare l’impatto di un’assenza imprevista sulla produttività è dunque fondamentale intervenire su questi tre fattori.

Identificare mansioni e incarichi

Per evitare che l’assenza di un dipendente si ripercuota negativamente sulla produttività dell’intera azienda, è anzitutto fondamentale analizzare le mansioni svolte dal lavoratore assente e i processi produttivi nei quali è coinvolto. Da un lato, questo permetterà di individuare immediatamente eventuali ‘buchi’ nei flussi di lavoro, mentre dall’altro renderà più facile valutare quali mansioni necessitano di essere assegnate ad altri e quali possono invece essere tenute in sospeso.

Se si rende necessaria una ridistribuzione delle mansioni, è fondamentale tener conto delle effettive potenzialità dei colleghi rimasti, non solo in termini di tempo, ma anche di capacità. Un dipendente che si ammala alla vigilia della consegna di un progetto nel quale è coinvolto non può essere rimpiazzato da un collega che non ha alcuna familiarità con il progetto o con le mansioni svolte dal dipendente assente.

Negoziare l’eventuale disponibilità

Nei casi in cui l’assenza del dipendente è dovuta a fattori che non gli impediscono di rendersi, seppur limitatamente, disponibile a distanza, l’impatto della sua assenza in ufficio può essere mitigato dalla possibilità di essere contattato, telefonicamente o via email, dai colleghi per fornire informazioni e istruzioni legate alle sue specifiche mansioni.

Se il dipendente acconsente a essere contattato durante la sua assenza, negoziamo con lui gli orari e i mezzi di contatto più adatti e informiamo i colleghi della situazione, facendo attenzione a sottolineare l’importanza di contattare il collega assente solo in caso di necessità e di evitare di disturbarlo in continuazione con telefonate ed email.

Trovare un sostituto temporaneo

In caso di assenza prolungata o quando l’assenza riguarda dipendenti che ricoprono posizioni organizzative o di coordinamento, può rendersi necessario trovare qualcuno che possa sostituire la persona assente: se ad ammalarsi è la propria segretaria personale o la persona che si occupa del centralino della propria azienda, è indispensabile trovare al più presto un sostituto che possa prendere il suo posto, per garantire continuità organizzativa e non compromettere la produttività.

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