Impara a gestire il tuo tempo con Chronodex

Un innovativo sistema grafico per gestire le attività quotidiane che può aiutarci a impiegare al meglio il tempo che abbiamo a disposizione.

Troppi impegni e troppo poco tempo?

Secondo un sondaggio di QVC la maggior parte degli italiani sente di non avere a disposizione tempo sufficiente per portare a termine tutti i propri impegni e più della metà di noi sogna giornate di 48 ore che ci consentano finalmente di eliminare tutte le voci che affollano la nostra lista delle cose da fare. Tuttavia, secondo lo psicologo Roger Buehler la costante sensazione di non avere abbastanza tempo per fare tutto ciò che vorremmo (o dovremmo) è la diretta conseguenza della nostra scarsa capacità di stimare correttamente il tempo richiesto da ciascuna delle attività alle quali ci dedichiamo.

Secondo le ricerche condotte da Buehler presso la Wilfrid Laurier University le persone tendono a sottostimare di oltre il 40% il tempo richiesto da un incarico, a prescindere dalla sua complessità. Le cause di questo errore di valutazione sono principalmente due: da un lato siamo vittime di un eccessivo ottimismo nella pianificazione degli impegni, un errore cognitivo conosciuto anche come fallacia della pianificazione, mentre dall’altro siamo troppo poco consapevoli del tempo realmente richiesto dalle diverse attività alle quali ci dedichiamo.

Infatti, anche se la maggior parte di noi si serve di un’agenda (cartacea o elettronica) per annotare impegni quotidiani e appuntamenti, pochissimi hanno l’abitudine di tener traccia anche della durata delle diverse attività per poi poterla usare come punto di riferimento per pianificare gli impegni futuri. L’idea di dedicare minuti preziosi della giornata ad annotare cosa facciamo e per quanto può sembrare controproducente a chi già sente di aver poco tempo a disposizione, ma in realtà tenere traccia delle attività che occupano le nostre giornate è il primo passo per imparare a gestire il nostro tempo in maniera più efficiente.

Il sistema Chronodex

Chronodex è stato ideato da Patrick Ng, autore del blog Scription, come alternativa creativa alla rigida struttura a griglia usata nelle agende tradizionali, ma uno dei punti di forza di questo sistema è che consente di tener traccia facilmente sia degli impegni che della loro durata, fornendo una visione dettagliata del modo in cui si investe il proprio tempo giorno dopo giorno. Chronodex impiega un diagramma ad anelli concentrici, a loro volta suddivisi in settori da un’ora ciascuno, per rappresentare l’intero arco della giornata: l’anello interno è dedicato alle ore che vanno dalla mezzanotte alle 9 del mattino, l’anello centrale rappresenta la fascia oraria successiva che va dalle 9 alle 21 e infine l’anello esterno è dedicato alle ore serali, dalle 21 fino alla mezzanotte.

Gli impegni e gli appuntamenti vengono annotati lungo l’esterno del diagramma in corrispondenza del settore che rappresenta l’orario di inizio. Al termine di ciascuna attività, prima di passare a quella successiva, si riempiono i settori corrispondenti alla sua durata con colori o motivi diversi a seconda del tipo di attività svolta. Grazie alla struttura ad anelli concentrici, che ricorda la ghiera di un orologio, Chronodex consente così di visualizzare con immediatezza la distribuzione degli impegni nell’arco delle 24 ore, mentre l’uso dei colori trasforma il diagramma in un vero e proprio grafico che ci mostra come abbiamo investito il nostro tempo. Eventuali annotazioni o informazioni utili vengono inserite nello spazio che circonda il diagramma, permettendoci di usare Chronodex anche come mappa mentale della giornata.

Chronodex è disponibile gratuitamente e può essere scaricato direttamente dal sito dell’autore per essere poi stampato e inserito nella propria agenda cartacea o utilizzato in formato digitale tramite l’applicazione GhostWriter Notes.

Ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi di tempo

Oltre a farci acquisire maggiore consapevolezza circa il modo in cui impieghiamo le nostre giornate, il vantaggio di usare Chronodex come strumento per il time-tracking è quello di rendere più facile confrontare a colpo d’occhio giornate diverse o periodi diversi, consentendoci così di individuare abitudini e pattern ricorrenti. Questo ci permette innanzitutto di identificare gli sprechi di tempo, ma anche di scoprire quali sono le attività ricorrenti alle quali dedichiamo più ore nel corso della giornata per intervenire sui processi legati a queste attività al fine di ottimizzarli e renderli più efficienti, facendoci risparmiare tempo nella loro esecuzione.

Inoltre, grazie al sistema Chronodex possiamo anche monitorare aspetti della nostra vita quotidiana come la quantità di ore di sonno o il rapporto fra il tempo dedicato al lavoro e il tempo riservato al relax, entrambi parametri fondamentali sia per la produttività personale che per il nostro benessere psicofisico. In questo modo potremo intervenire tempestivamente sulle nostre abitudini per modificare il nostro stile di vita per dedicare, ad esempio, il giusto spazio al riposo o per cercare di raggiungere un migliore equilibrio fra lavoro e vita privata.