Il principio 80/20 della gestione del tempo: ovvero come ottenere di più facendo di meno

Indipendentemente dal settore in cui operano, i liberi professionisti hanno spesso un vizio in comune: gli capita spesso di perdere tempo in attività poco remunerative (come ordinare il materiale di cancelleria o sostituire le cartucce della stampante), e di lasciare in secondo piano attività che – nel migliore dei casi – possono determinare un intero mese di guadagni: come scrivere un’email efficace alla persona giusta, negoziare per un contratto particolarmente remunerativo, o convincere un cliente ad assegnar loro più incarichi.

Molti imprenditori non sono consapevoli del fatto che la legge 80/20 (nota anche come Principio di Pareto) si applica non solo ad ogni tipologia di business, ma anche alla gestione del tempo, il cosiddetto time management. Questa legge asserisce in linea generale che la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause. Riportata in ambito aziendale, si potrebbe riformulare nel seguente modo: l’80% delle vendite è determinato dal 20% dei clienti. In altre parole: è con poco che si ottiene molto, per questo bisogna imparare a sfruttare il tempo a disposizione nel miglior modo possibile. Ma come?

La maggior parte degli imprenditori ha una spiccata tendenza alla razionalità e alla caparbietà, e, non appena si presenta un problema, la prima frase che gli salta in testa solitamente è: “posso farcela da solo”. Molto spesso però questa testardaggine fa sì che si buttino via ore ed ore del proprio prezioso tempo nel tentativo di estrarre un virus dal computer o di risolvere un problema alla connessione wi-fi.

Chiaro, quando si è agli inizi bisogna saper fare tutto da soli e, all’occorrenza, improvvisarsi persino operai, elettricisti o tecnici del computer. Tuttavia, il tempo che dedichiamo a queste attività non lucrative potrebbe dare frutti molto più abbondanti se venisse investito in attività a maggior valore aggiunto; quelle attività che per definizione costituiscono il compito n°1 di ciascun imprenditore: ovvero acquisire nuovi clienti e mantenere quelli attuali.

Le regole per una gestione del tempo ottimale

Quando si parla di “gestione del tempo”, molti pensano istintivamente a liste infinite di cose da fare, elenchi di obiettivi da raggiungere, meticolose misurazioni del tempo speso in ogni singola attività. Ma non è questa gestione del tempo quasi “maniacale” che ti farà fare soldi. Quello che ti serve è in realtà molto meno, e con un po’ di esercizio ti renderai conto che puoi gestire il tuo lavoro in maniera più produttiva e iniziare a guadagnare più soldi senza doverti affannare più di tanto.

1) Assumi un’assistente personale.

Partiamo dal presupposto che un imprenditore deve potersi concentrare sulle attività che lo qualificano in quanto imprenditore: individuare nuove nicchie di mercato, ideare strategie di acquisizione di nuovi clienti, sviluppare ulteriormente i propri prodotti o servizi, etc. Queste sono per definizione le attività non esternalizzabili, ovvero che l’imprenditore deve assolutamente svolgere in prima persona. Per poter dedicare tutta la tua giornata a queste attività e registrare risultati migliori in poco tempo, devi assolutamente delegare tutte le attività che ti fanno perdere tempo senza farti guadagnare soldi. Queste sono, in ordine di importanza: rispondere al telefono, leggere o inviare fax, chiamare un cliente per spostare un appuntamento, etc. Con un piccolo investimento puoi assumere un’assistente personale altamente competente che faccia tutto questo per te seguendo alla lettera le tue indicazioni. Non devi fare una scelta “tradizionale” e assumere una segretaria personale a tempo pieno, assumendoti così il rischio di costi fissi elevati. Quasi tutte le attività secondarie che si svolgono in un ufficio possono essere portate a termine da una segretaria virtuale a dei costi davvero irrisori (i fornitori migliori offrono canoni che partono da 39 € al mese per una disponibilità dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 20:00, e di 58,90 € al mese per una disponibilità telefonica 24 ore su 24). I migliori servizi di segretariato a distanza ti permettono persino di creare una lista di contatti VIP, in modo che la segretaria possa filtrare per te le telefonate più importanti da quelle che ti fanno solo perdere tempo.

2) Smetti di fare tutto da solo.

Oltre a liberarti delle attività secondarie strettamente legate alla gestione dell’ufficio, che potrai delegare alla tua assistente personale, devi smettere di dedicarti anche alla manutenzione dell’ufficio e di improvvisarti tecnico o donna delle pulizie. Il consiglio è quindi quello di avvalerti di tanto in tanto dell’aiuto di un’inserviente o di un custode che si occupi della pulizia degli uffici e che se necessario porti anche la tua auto dal meccanico. Fare a meno di un aiuto del genere infatti ti fa risparmiare soldi solo nell’immediato, e quindi solo apparentemente. In realtà, il tempo che sprechi in un anno intero per svolgere queste attività da solo potrebbe costarti migliaia di euro!

3) Liberati dalla trappola dell’efficienza.

Hai quindi deciso di smettere di perdere tempo in attività secondarie (come rifiutare le nuove proposte commerciali di operatori telefonici alle quali non sei minimamente interessato, o aggiustare la macchinetta del caffè). Se sei ancora ossessionato dall’idea dell’efficienza a tutti i costi, non hai ancora fatto dei decisivi passi avanti. Piuttosto che vivere con ansia la gestione del tempo, chiediti: “Quali sono le altre attività non remunerative nelle quali perdo tempo ogni giorno e che potrei invece far gestire in outsourcing, delegandole a fornitori esterni?”.

4) Concediti del tempo libero senza sensi di colpa.

Le persone più produttive sono anche un po’ pigre. Ebbene sì, non sto scherzando. Se ci sono soltanto poche ore al giorno in cui riesci a concretizzare una quantità di lavoro che può valerti il fatturato di settimane intere, non ha assolutamente importanza se tutto il resto del giorno lo passi in attività piacevoli e rilassanti. Concederti dei momenti di sano relax ti aiuta ad ottenere lo spazio mentale di cui hai bisogno per pensare. Non puoi essere un grande stratega se ti affretti tra un’attività e l’altra dalla mattina alla sera. Piuttosto, dai alla tua mente il nutrimento che le serve, e assicurati di ottenere i migliori risultati la prossima volta che ti troverai a negoziare un contratto di vendita.

5) Sfrutta il momento del giorno in cui sei più produttivo.

Ciascuno di noi ha un momento della giornata in cui è particolarmente produttivo e riesce a dare il meglio di sé. Ernest Hemingway, ad esempio, era solito scrivere di mattina presto, e proprio in questo momento della giornata scrisse le sue pagine più riuscite. Kafka e Flaubert, al contrario, erano più produttivi di notte. Qual è il tuo momento più produttivo? Una volta che lo avrai capito, mettilo al riparo da ogni altra attività, evita di rispondere al telefono o di inviare e-mail e dedicati interamente alle decisioni più importanti e strategiche per la crescita del tuo business.

Con questi semplici cambiamenti nel tuo stile di vita riuscirai in poco tempo a migliorare la tua gestione del tempo: inizia oggi a raccogliere i veri frutti della tua vita da imprenditore!