I quattro pilastri della produttività personale

Scopriamo quali sono gli elementi fondamentali per massimizzare il rendimento secondo Mark Whittle, autore di un popolare podcast sulla produttività.
Quando si parla di metodi per migliorare la produttività personale, ci si trova di fronte a un enorme ventaglio di opzioni e proposte. Ciascuna di queste si adatta meglio a certi stili di lavoro o a certi tipi di personalità, ma tutte le strategie per la produttività si fondano su quattro colonne portanti.

O almeno questo è quello che sostiene Mark Whittle, autore del podcast Take Flight. Nel corso di ciascuna puntata, Whittle intervista imprenditori, atleti e intrattenitori di fama internazionale per scoprire i segreti del loro successo. Nel corso delle oltre cento puntate del suo show, ha capito che esistono quattro elementi essenziali che accomunano tutti coloro che riescono a sfruttare al massimo il proprio tempo.

Capacità di assegnare priorità

Riuscire a individuare gli incarichi più importanti e più urgenti è fondamentale per usare efficacemente il tempo passato al lavoro. Questo perché permette di gestire le energie in modo da portare a termine i compiti più importanti quando si è al massimo della forma. Eppure, a dispetto di quanto si potrebbe pensare, la maggior parte di noi non è così brava nell’identificare le proprie priorità. Basta pensare a quanto diffuso è il fenomeno della procrastinazione, che spesso si manifesta proprio tramite il costante rimandare le attività più importanti in favore di questioni meno rilevanti.

Come riuscire allora a identificare le priorità? Per farlo esistono numerosi metodi. Sul nostro blog, ad esempio, abbiamo parlato di come imparare ad assegnare priorità alle attività grazie alla Matrice di Eisenhower e di come affrontare gli incarichi prioritari ‘ingoiando il rospo‘ all’inizio della giornata. Il criterio fondamentale nella scelta del metodo dovrebbe essere la sua semplicità di applicazione: idealmente, infatti, stilare una lista delle priorità per la giornata dovrebbe diventare un’abitudine quotidiana.

Gestione delle energie

Quando si parla di produttività si finisce inevitabilmente a parlare di gestione del tempo, trascurando totalmente la questione della gestione delle energie. In realtà non conta quanto efficace è la nostra gestione del tempo, se non possiamo contare sulle energie necessarie a portare a termine tutto ciò che abbiamo programmato di fare! Inoltre il tempo è una risorsa finita, mentre le energie possono essere recuperate e massimizzate.

Anche per imparare a gestire le energie esistono numerosi metodi. Da dove cominciare? Il nostro consiglio è partire con l’individuare i picchi produttivi della giornata, per poi sfruttarli tramite un’attenta distribuzione del lavoro, che segua l’andamento dei nostri ritmi personali. Il metodo del time-boxing può essere molto utile a questo scopo.

Concentrazione

Parzialmente collegata alla questione della gestione delle energie è quella della concentrazione. Riuscire a mantenere la concentrazione per tutto il tempo necessario a portare a termine un incarico è determinante, soprattutto per la qualità del lavoro svolto. Le distrazioni e le interruzioni sono in grado infatti di minare il nostro rendimento: molteplici studi hanno dimostrato che anche le interruzioni più brevi portano a commettere un maggior numero di errori.

Dopo le distrazioni, il più grande nemico della concentrazione è il multitasking. Per chiunque voglia essere davvero produttivo è essenziale abituarsi a focalizzare la propria attenzione su una sola cosa alla volta. In questo modo sarà più facile coltivare l’abitudine al deep work e incoraggiare lo stato di flow. Per fare pratica, si può cominciare fissando veri e propri ‘appuntamenti’ in agenda dedicati alle sessioni di deep work. Prima di ogni sessione ricordiamo di silenziare le notifiche dello smartphone, chiudere il programma di posta e allontanarci da colleghi e rumori molesti.

Riposo

Questo è forse l’aspetto più sottovalutato di tutti, quando si parla di massimizzare il rendimento e la produttività. Nonostante numerosi studi ormai abbiano dimostrato quanto sia importante bilanciare il tempo passato a lavorare con quello dedicato al riposo, la maggior parte di noi continua a credere al mito per cui lavorare di più significa essere più produttivi. Il risultato? Un continuo aumento di casi di sindrome da burnout soprattutto fra coloro che non sono legati a un orario di lavoro preciso. La maggior parte dei professionisti italiani si ritrova infatti a lavorare anche nel weekend o la sera, e tende a portarsi il lavoro anche in vacanza.

Ma questo approccio alla produttività è controproducente, oltre che dannoso per la nostra salute fisica e mentale. Il riposo è infatti l’unico mezzo che abbiamo a disposizione per recuperare le energie. Assicuriamoci quindi di fare brevi pause durante tutto il corso della giornata, evitando di lavorare per più di due ore di seguito senza interruzioni.