Going paperless: verso un ufficio senza carta

Una scrivania ordinata e sgombra da pratiche e cartelle, documenti facilmente accessibili e condivisibili, ridotto impatto ambientale: questi sono alcuni dei vantaggi di un ufficio senza carta. Sebbene molti la considerino ancora un’utopia, l’ufficio paperless è un obiettivo sempre più realistico, che comporta innumerevoli benefici in termini di produttività.In un precedente articolo, abbiamo discusso i vantaggi della digitalizzazione e abbiamo visto come possa essere impiegata per aumentare l’efficienza dei processi produttivi, offrendo al tempo stesso migliori tutele per quanto riguarda la sicurezza delle informazioni riservate e assicurando una significativa riduzione delle spese di gestione e archiviazione. Ma quali sono i passaggi necessari per digitalizzare il proprio ufficio?

Scegliere il giusto Document Management System

Digitalizzare i documenti rende più accessibili le informazioni e ne facilita la consultazione, perché consente di accedere ai contenuti senza doverli fisicamente recuperare da archivi o schedari. Tuttavia, per rendere accessibili le informazioni digitalizzate è necessaria una piattaforma software specifica: i Document Management System (o DMS) sono programmi progettati per organizzare tipi diversi di documenti e dotati di potenti strumenti di ricerca.

Esistono molti tipi di DMS sul mercato e la scelta di quello più adatto alle nostre esigenze dovrebbe essere guidata dalle caratteristiche del nostro lavoro e del software stesso: che tipo di organizzazione dei contenuti utilizza? Quanto è efficace il motore di ricerca? Che livello di sicurezza offre? Come si integra con gli altri software in uso in ufficio? Quali opzioni sono disponibili per l’accesso da dispositivi mobili?

Convertire gli archivi

Una volta scelto il software più adatto, il passo successivo è digitalizzare i documenti cartacei presenti in ufficio. Possiamo servirci di uno scanner, di una stampante multifunzionale o persino di un dispositivo mobile purché il metodo da noi scelto sia in grado di creare documenti digitali leggibili e riproducibili.

Scansionare centinaia (o migliaia) di documenti è un processo lento e richiede un approccio sistematico, perciò è bene definire fin da subito modalità e tempistiche di elaborazione: ad esempio, dedicheremo parte della giornata lavorativa alla digitalizzazione dell’archivio o abbiamo intenzione di assumere qualcuno per farlo? Quali documenti desideriamo scansionare per primi: i più utilizzati, i più recenti o i più vecchi? Stilare un piano di lavoro ci permetterà di usufruire al meglio delle risorse disponibili e ci fornirà un punto di riferimento durante il processo di digitalizzazione.

Implementare procedure paperless

I benefici della digitalizzazione e della scansione degli archivi rischiano di avere vita breve se contemporaneamente non si adottano procedure aziendali che non comportano l’uso della carta.

Il fax è ancora uno strumento molto diffuso, ma già da tempo sono disponibili software per l’invio e la ricezione di fax online con i quali è possibile sostituire i vecchi apparecchi e ridurre l’uso della carta. Usare un servizio di fax digitale permette di avere sempre a disposizione le comunicazioni importanti in formato digitale e comodamente accessibile. Allo stesso modo, possiamo servirci di software come Evernote o Microsoft OneNote per trasformare il nostro blocco per appunti in un taccuino digitale dove archiviare appunti e idee da elaborare o condividere con i colleghi.

Un caso particolare riguarda i documenti che richiedono una firma, visto che la necessità di firmare in originale è uno dei motivi principali per cui i documenti vengono ancora stampati, come dimostrato da una ricerca condotta da Epson. A seconda del nostro ambito professionale, adottare un sistema di firme digitali può rivelarsi più o meno complesso: molto dipende dalla tipologia di documenti e dal tipo di firma elettronica che sceglieremo di utilizzare. Tuttavia, affidarsi alle firme digitali almeno per i documenti interni non richiede particolari infrastrutture e può essere un ottimo metodo per ridurre il numero di stampe necessarie.

Eliminare del tutto i supporti cartacei potrebbe rivelarsi impossibile per alcune categorie professionali: medici, commercialisti, avvocati e agenti immobiliari, ad esempio, sono tenuti per legge a conservare gli originali cartacei di molti documenti, spesso per tempi molto lunghi. Tuttavia, una volta completata la digitalizzazione dell’archivio, i documenti che necessitano di essere conservati possono essere custoditi in appositi magazzini, liberando lo spazio occupato da cartelle e schedari.