Gestire un team in remoto: comunicazione e trasparenza per la massima produttività

Con l’approvazione del disegno di legge sul lavoro autonomo, anche l’Italia si sposta verso il cosiddetto “lavoro agile“. Mentre grandi aziende, come Ferrero, hanno già messo in atto strategie dedicate al lavoro flessibile, l’introduzione delle nuove normative fa prevedere una rapida diffusione dello smart working anche nelle piccole e medie imprese.

L’adozione di modalità di lavoro flessibili, che si sta già dimostrando positiva per aziende e lavoratori, rende indispensabile aggiornare anche i metodi di gestione del lavoro e la sfida del futuro per manager e dirigenti sarà proprio gestire produttivamente i lavoratori smart. Ecco allora qualche consiglio per ottenere il massimo dal proprio team, anche in assenza di un ufficio condiviso.

Comunicazione efficace

La comunicazione è un elemento chiave per una gestione produttiva del team e diventa ancora più essenziale nel lavoro in remoto: è importante che le comunicazioni fra lavoratori e team leader siano efficaci e frequenti, con appuntamenti fissi pensati per fare regolarmente il punto della situazione.

Strumenti già diffusi come email, chat e videoconferenze possono sostituire le conversazioni a voce, ma la mancanza di contesto che caratterizza alcuni di questi canali comunicativi può lasciar spazio a fraintendimenti ed equivoci, che possono ripercuotersi negativamente sulla produttività del team.

La soluzione? Usare strumenti diversi per scopi diversi: le email sono perfette per scambiarsi informazioni e le chat facilitano le discussioni di gruppo, ma è meglio riservare le conversazioni lunghe o ‘difficili’ a canali come Skype, dove il tono di voce e le espressioni del viso aiutano a evitare le incomprensioni.

Obiettivi chiari

Poiché il lavoro in remoto è organizzato meno rigidamente rispetto al lavoro d’ufficio, è importante fornire ai lavoratori una struttura che permetta di direzionare produttivamente gli sforzi, senza pregiudicare l’autogestione di spazi e tempi. Per questo, fin dalle prime fasi di sviluppo di un progetto, è necessario assegnare compiti chiari e definire tappe intermedie che permettano di valutare i progressi.

Per ovviare alla mancanza di uno spazio fisico, si può fornire ai membri del team un punto di riferimento virtuale che serva, contemporaneamente, da sala riunioni e kanban board, magari servendosi di piattaforme come Basecamp, pensate per facilitare la comunicazione dei team e fornire strumenti di autovalutazione, come statistiche aggiornate sui compiti in lavorazione e percentuali di completamento degli obiettivi.

Sistematizzazione agile

In ambito aziendale è comune il ripetersi di compiti a cadenza regolare, magari collegati a competenze specifiche che vengono trasmesse fra colleghi. Lavorare in remoto, tuttavia, rende più complessa la trasmissione delle competenze, specialmente se i membri del team hanno finestre di reperibilità diverse.

Per ovviare a questo problema, la documentazione delle procedure legate ai compiti che ricorrono regolarmente dovrebbe essere parte integrante delle responsabilità del team. Questo permette a ciascun membro di poter sostituire un collega in caso di bisogno, ma soprattutto elimina la necessità di chiedere frequentemente delucidazioni, riducendo così sia i ritardi che gli errori. Strumenti come Asana, ad esempio, permettono di creare modelli dettagliati per tutti i tipi di procedure, ai quali gli impiegati possono fare riferimento in caso di dubbi.

Spirito di squadra

Lavorare in remoto come parte di un team può far sentire isolati, anche a causa della mancanza di un spazio fisico, come la macchinetta del caffè tipica degli uffici tradizionali, dove condividere e discutere con i colleghi idee e opinioni personali. Sul piano lavorativo, poi, l’assenza di un contatto personale quotidiano può facilmente compromettere la visione d’insieme sul lavoro del team, pregiudicando la capacità di lavorare produttivamente verso un obiettivo comune.

È compito di un buon manager, quindi, incoraggiare la condivisione e il confronto fra i membri del team, coinvolgendoli attivamente in iniziative e momenti dedicati al team building e facendo sì che tutti i membri siano coinvolti attivamente nelle attività organizzative.

Se per questioni pratiche non è possibile coinvolgere i membri del team in attività ricreative di gruppo, si può rimediare con chat aperte anche a scambi informali e con videoconferenze regolari, che permettano di ragguagliare tutti i membri sugli obiettivi futuri e di festeggiare i traguardi raggiunti, favorendo così il gioco di squadra.