Gestire la posta elettronica in maniera più produttiva

In alcuni post precedenti abbiamo analizzato i problemi che derivano dall’essere sottoposti ad una serie infinita di richieste: da un lato, le interruzioni costanti possono distruggere il flusso di concentrazione necessario per lavorare in maniera creativa e produttiva; dall’altro le liste infinite di cose da fare (le cosiddette e temutissime to-do list) ingenerano una sorta di effetto-sisifo che porta a sperimentare un costante senso di frustrazione e demotivazione.

Come nella maggior parte dei problemi però, gettare la spugna prima ancora di aver tentato una qualsiasi soluzione non aiuta, anzi. Fortunatamente possiamo “allenarci” a mettere in atto alcune strategie che possono letteralmente trasformare la nostra vita lavorativa, aiutandoci a prendere decisioni apparentemente più controcorrente, ma sicuramente più efficaci di quelle che ci vengono prescritte dalla maggior parte dei “manuali” per una vita felice e produttiva.

Rispondere alle email in maniera più produttiva: un metodo efficace

Una di queste soluzioni consiste nel creare una sorta di “zona cuscinetto” tra le richieste alle quali siamo sottoposti durante le nostre giornate lavorative e i nostri output – o risposte – a queste richieste. Come? Semplicemente, rimandando le richieste non urgenti o non improrogabili a domani. Ecco come procedere:

• Supponiamo ad esempio che arrivi in ufficio e trovi nella tua casella di posta 50 email. Dopo averla ripulita dalle email di spam, ipotizziamo che te ne restano circa 40. Sposta queste email in una cartella che chiamerai “oggi”. Regola numero uno: queste saranno le uniche email alle quali risponderai durante la giornata – (email improrogabili di soci, clienti importanto o finanziatori possono sempre fare l’eccezione).
• Siediti alla tua scrivania e prefiggiti di rispondere a tutte le email nella cartella “oggi”, facendo al massimo due pause in tutto.
• Tutte le altre email che arriveranno nella tua casella di posta durante la giornata saranno le email che dovrai elaborare domani. Qualunque cosa accada, non cedere alla tentazione di rispondere alle nuove email in entrata, o ti ritroverai ben presto preso nella rete di Sisifo, ad affrontare un compito infinito e snervante!
• Ovviamente ci saranno alcune eccezioni e a volte riceverai e-mail che hanno bisogno di una risposta immediata (ad esempio email da parte di un fornitore o di un cliente importante, richieste di modifiche ad appuntamenti presi per il giorno dopo, etc.). Ma queste email dovranno essere l’Eccezione con la E maiuscola, e non la regola. La maggior parte delle richieste che si presentano come “urgenti” infatti possono benissimo aspettare un giorno o due. Per capire la differenza tra le email urgenti e quelle solo apparentemente tali, prova a farti la domanda: “Succederebbe un disastro se non rispondessi oggi a quest’e-mail?”. Vedrai che la maggior parte delle volte risponderai con un secco “No!”.

Decidere di elaborare le email non urgenti il giorno dopo averle ricevute ha diversi vantaggi:

1. Rispondere alle email ordinandole per giorno è più efficace ed efficiente. Immergendoti in una sorta di “email-mode”, evitando le interruzioni, riuscirai a elaborare molte più email in poco tempo.
2. Elaborare un numero finito di email ti renderà più motivato rispetto al voler tenere costantemente sotto controllo le email in entrata rispondendo a ciascuna di esse senza un ordine di priorità. In altre parole, questo atteggiamento mette fuori gioco l’effetto-Sisifo e ti mette di fronte ad un compito che può essere facilmente affrontato e risolto, piuttosto che confrontarti con una serie infinita di richieste.
3. Le email di oggi non possono interromperti, semplicemente perché “oggi” non risponderai a nessuna di esse. Questo approccio ti farà vivere il tuo lavoro in maniera più spensierata, nella consapevolezza di riuscire a raggiungere un obiettivo realizzabile.
4. Elabori le email con un’attitudine mentale più positiva – ed è meno probabile che ti ritrovi ad accettare impegni soltanto per liberarti dell’email in questione. Seguendo questo approccio sarai quindi più incline a prendere decisioni più ragionate e utili.
5. Non importa quanto spesso controlli la posta in entrata – decidendo di elaborare ogni giorno un numero finito di email puoi anche controllare la posta una volta sola al giorno (anche se sarà difficile cedere alla tentazione, specialmente se stai aspettando un’email importante).
6. Affronti le email difficili – Alla maggior parte di noi capita di posticipare risposte ad email particolarmente complesse e difficili. Se però il tuo obiettivo è quello di rispondere a tutte le email nella cartella “oggi” non avrai più scuse per evitarle!
7. Sai esattamente quando il tuo lavoro sarà finito – Dopo che avrai risposto a tutte le email di ieri, potrai considerare il tuo lavoro con le email concluso per la giornata di oggi.

Gli stessi principi possono essere applicati a tutti gli altri canali di comunicazione: telefonate in entrata, messaggi di testo, richieste che ti vengono fatte durante meeting o riunioni, importanti o meno che siano. Tutte queste attività dovranno essere – nel possibile – rimandate a domani. All’inizio di ogni giornata saprai esattamente quanto dovrai lavorare per restare al passo con i tuoi impegni: dopo aver affrontato una giornata intera di e-mail, posta, telefonate e richieste di altro tipo, potrai finalmente dedicarti a questioni più importanti e redditizie per la tua attività!