Gestione del tempo per menti creative

Come organizzare al meglio il tempo a disposizione, riducendo lo stress e potenziando la nostra creatività imprenditoriale? È questa una delle problematiche più condivise da professionisti e imprenditori di ogni settore. A questa questione cerca di dare una risposta Mark McGuinness, business coach e trainer di imprese creative, con il saggio “Time Management for Creative People”, ovvero “Gestione del tempo per menti creative”. McGuinness delinea un vero e proprio metodo pratico per aiutarci a mantenere la concentrazione anche quando ci troviamo sotto pressione, e per poter affrontare la valanga di informazioni che ci bombardano ogni giorno, in modo da stimolare la nostra creatività piuttosto che schiacciarla. Vediamo da vicino quali sono i punti principali della sua riflessione.

Gestione del tempo e creatività

La prima domanda alla quale McGuinnes risponde è: “Perché devi essere organizzato per essere creativo?”. Molti infatti tendono a vedere la creatività e la gestione meticolosa come due mondi agli antipodi. Per mostrare che le cose stanno esattamente al contrario, McGuinnes fa un esempio concreto:

“Arrivi al lavoro pieno di entusiamo e con in mente delle nuove idee creative per un progetto. Non vedi l’ora di mettere le tue idee in azione, ma appena accendi il tuo computer, un’onda di email si rovescia nella tua inbox, seppellendo le altre email alle quali non eri riuscito a rispondere il giorno prima. Scorri la lista su e giù e ti rendi conto, a malincuore, che ce ne sono alcune che richiedono una risposta immediata. Premi “rispondi” e inizi a digitare la prima risposta… 20 minuti dopo realizzi di essere ormai stato preso dal vortice delle e-mail, hai consultalto link interessanti che ti hanno inviato i tuoi amici e hai risposto anche a email relative a questioni non prioritarie. Chiudi quindi la finestra della tua casella di posta e torni al tuo lavoro. Dopo 15 minuti, quando sei finalmente immerso nel flusso creativo del tuo lavoro, squilla il telefono. Qualcuno vuole qualcosa da te. Ha qualcosa a che vedere con un meeting della scorsa settimana. Rovisti le carte sulla tua scrivania ma non trovi il documento al quale fa riferimento la persona al telefono. Dici “solo un momento, la richiamo non appena lo avrò trovato”. Riagganci e anziché trovare quello che stai cercando, trovi una lettera che avevi dimenticato. La leggi e ti rendi conto del motivo per cui l’avevi accantonata: si tratta di una questione che ti richiede di fare più di una telefonata, e dovresti anche cercare vecchi documenti che non sei nemmeno più sicuro di avere. Nel frattempo nella tua inbox continuano ad arrivare email, e hai anche promesso di ricontattare la persona che ti ha telefonato poco fa. Il tuo entusiamo precipita rovinosamente, e la creatività sembra un lontano ricordo.”

Contrariamente a quello che si tende a credere, dunque, anche nel campo dell’innovazione e della creatività la disciplina e una buona organizzazione giocano un ruolo essenziale, tanto quanto la libertà dai condizionamenti esterni e un certo comportamento anticonformista. Le interruzioni provocate dal telefono, il multitasking e l’ansia che comporta il dover svolgere più mansioni allo stesso tempo, sono perciò i principali nemici dell’imprenditore creativo, dal quale egli deve tenersi alla larga.

“In condizioni ideali impiegheremmo tutte le nostre energie al servizio della nostra creatività”, riflette McGuinness, ma purtroppo la realtà lavorativa quotidiana il più delle volte sembra cospirare contro di noi. Certo, il vantaggio delle moderne tecnologie è proprio quello di facilitare il reperimento e la condivisione di informazioni, il contatto diretto con altre persone, e la soluzione di problematiche in breve tempo, ma questo comporta anche lo svantaggio di essere costantemente “sommersi” da email, SMS, telefonate, chat, videoconferenze, e, proprio per questo, anche quello di essere costantemente reperibili. Con un po’ di esercizio, tuttavia, sarà possibile mettere in salvo la nostra creatività imprenditoriale dai “nemici” in agguato. Ecco le 3 regole più importanti individuate da McGuinness per una gestione del tempo che incoraggia la creatività.

1. Impara a riconoscere le priorità.

Molti di noi impiegano la maggior parte del proprio tempo in attività “urgenti e importanti”, tralasciando questioni che anche se non sono urgenti nell’immediato, sono comunque di capitale importanza. Anche se a volte è indispensabile concentrarsi sulle questioni urgenti, è bene tenere a mente che una vita lavorativa incentrata esclusivamente sulle urgenze impedisce alla mente di aprirsi alla creatività, comportando anche un notevole livello di stress.

“Non farti ingannare!”. Molto spesso, sottolinea McGuinness, “l’urgenza è determinata soltanto dalla nostra incapacità di organizzarci o dalla nostra scarsa disciplina”. Il consiglio è quindi quello di lavorare ai propri progetti ogni giorno, anche se soltanto per mezz’ora. Uno schema come questo (ideato da Stephen Covey, autore del libro “The Seven Habits of Highly Effective People”) può aiutarti adefinire in maniera migliore le tue priorità:

La suddivisione delle attività in categorie permette di riconoscere le priorità.

Il consiglio è quindi quello di dare priorità alle attività importanti ma non urgenti. Solo così infatti avrai la possibilità di  fare ogni giorno dei passi avanti verso la realizzazione dei tuoi sogni e obiettivi, anziché semplicemente reagire alle richieste esterne da parte di altre persone. E soprattutto, se ti dedicherai ogni giorno alle attività importanti prima che queste diventino urgenti, con il tempo avrai sempre meno attività importanti e urgenti da risolvere.

2. Evita le liste infinite di cose da fare

Le liste di cose da fare, le cosiddette “To-do list” determinano secondo McGuinness un “effetto-Sisifo”. Con questa espressione egli intende quello che ciascuno di noi ha già probabilmente sperimentato in prima persona: le liste di cose da fare non hanno mai fine, anzi tendono a crescere e ad allungarsi ogni giorno, alimentate da sempre nuove richieste. Iniziamo la giornata pieni di entusiasmo, e torniamo a casa ancora più carichi di cose da fare.

L’esperto di produttività e di time-management Mark Forster sottolinea in maniera soprendente in cosa consista la motivazione: qual è il miglior modo per motivare se stessi nel proprio lavoro quotidiano? Ovvio, il fatto di amare il proprio lavoro è importante, ma non è questo che ci spinge a portare a termine il lavoro a fine giornata. C’è qualcos’altro che ci motiva a farlo, ed è la sensazione di poter controllare il nostro lavoro. Avere una determinata situazione completamente sotto controllo ci permette di trovare l’energia per portare a termine anche un lavoro che non ci piace particolarmente.

Quando dobbiamo affrontare un numero limitato e ben definito di cose da fare, generalmente ci sentiamo maggiormente motivati a portare a termine il lavoro entro la fine della giornata. Ma se ci mettiamo di fronte ad una lista non ben definita di cose da fare, rischiamo di scivolare in una sorta di senso di “disperazione” e di sentir svanire le nostre energie per la sensazione di non riuscire a dominare la situazione. McGuinness racconta di essersi più volte sentito quasi “paralizzato” per la sensazione di non avere abbastanza tempo a disposizione per portare a termine il proprio lavoro, nonostante i progetti ai quali stesse lavorando fossero davvero entusiasmanti.

La regola è: se vuoi rendere il tuo lavoro più facile da controllare, più piacevole e più produttivo, evita le “to-do list”!

 3. Smetti di essere in balia delle interruzioni

Ogni volta che ti prepari a concentrarti sul tuo lavoro, le interruzioni sono sempre in agguato e possono arrivare da più fronti: una telefonata, un’e-mail, un collega, oppure il ricordo improvviso di una cosa importante che avevi dimenticato di fare. Ancor peggio delle interruzioni, è lavorare con la consapevolezza che qualcuno potrebbe interromperci: non riusciamo infatti a concentrarci o rilassarci pienamente durante il nostro lavoro, perché sappiamo già che in qualsiasi momento qualcuno o qualcosa potrebbe “attentare” alla nostra concentrazione.  McGuinness ci spiega con parole efficaci il danno provocato dalle interruzioni sul nostro stato mentale:

 “quando mi esercitavo con l’ipnosi, una delle cose che ho imparato è stata che per indurre uno stato di amnesia basta interrompere le persone o cambiare continuamente discorso. La spiegazione è che la memoria dipende da un atteggiamento mentale, di modo che ogni volta che si cambia discorso, anche il nostro atteggiamento mentale subisce una variazione, cosa che rende difficile ricordare cosa stavamo pensando poco prima. Pensa a questa situazione: stai parlando con un amico ad una festa, e una persona vi interrompe per farvi una domanda. Quando questa persona se ne sarà andata, nella maggior parte dei casi tu e il tuo amico vi guarderete a vicenda e vi chiederete: “di cosa stavamo parlando?”. Questo semplice fatto sta ad indicare che le interruzioni distruggono la concentrazione. E una perdita di concentrazione significa una perdita di creatività.“

Cerchiamo di essere onesti: le interruzioni non spariranno dalla nostra vita tanto facilmente. Se lo facessero, non sarebbe un buon segno: vorrebbe dire che non abbiamo più né cilenti, né colleghi né collaboratori… Ci sono però alcune soluzioni a breve termine che possiamo adottare ogni giorno per prevenire e limitare le interruzioni, come chiudere l’applicazione della posta elettronica o non aprirla prima di un certo orario, utilizzare dei servizi di gestione delle telefonate in outsourcing e attivare un trasferimento di chiamata verso un numero dove qualcun altro risponda per noi, o semplicemente – il più antico dei rimedi – appendere un cartello con scritto “non disturbare” alla porta del nostro ufficio…

Riprenditi il tuo tempo!

In qualità di imprenditore, anche tu ti sarai certo trovato di fronte al doppio problema delle interruzioni imprevedibili e dell’effetto-Sisifo delle liste infinite di cose da fare. Se vuoi dare un nuovo slancio ai tuoi prodotti e contribuire alla crescita costante della tua impresa, devi adottare delle “strategie” quotidiane che ti permettano di ritrovare lo spazio necessario per pensare, mantenere la mente lucida e restare concentrato sugli obiettivi che desideri raggiungere. In breve, devi imparare a interporre una sorta di “zona cuscinetto” tra le richieste degli altri e la tua risposta. Solo così potrai dedicarti con tutte le tue energie alla tua creatività imprenditoriale e far crescere il tuo business. 

Con i suoi interessanti consigli pratici di gestione del tempo, il saggio di McGuinness (disponibile come ebook gratuito), ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo. 

E tu, quali esperienze hai nell’ambito della gestione del tempo? Quali effetti hanno le interruzioni sulla tua creatività?  Raccontaci le tue esperienze.