Gestione del tempo: le priorità e la matrice di Eisenhower

Una buona gestione del tempo è fondamentale per accrescere sia la nostra produttività che il nostro benessere personale, ma fra i mille impegni che richiedono la nostra attenzione, come riconoscere quelli che meritano il nostro tempo?

Importante o solo urgente?

«Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente raramente è importante» recita una citazione attribuita al 34° presidente americano, Dwight D. Eisenhower, che evidenzia l’importanza di saper distinguere fra questioni urgenti e questioni importanti per assegnare la giusta priorità alle nostre attività quotidiane.

Tuttavia, la maggior parte di noi non è in grado di distinguere fra ciò che è urgente e ciò che è importante ed è invece incline a concentrarsi su quel che sembra urgente, rimandando tutto ciò che non è associato a una scadenza in arrivo. Lo dimostrano i risultati di uno studio del Journal of Consumer Research: i dati rivelano che le persone tendono a dedicarsi a mansioni urgenti e di scarso rilievo, anziché lavorare a incarichi più importanti ma con una scadenza più lontana nel tempo.

In parte questo è dovuto all’effetto stimolante delle scadenze, ma spesso è l’assenza di consapevolezza riguardo i nostri obiettivi e le nostre motivazioni a farci dedicare più tempo ad attività che ci appaiono importanti, piuttosto che a quelle che realmente lo sono. Per poter gestire bene il nostro tempo, quindi, è indispensabile conoscere i nostri obiettivi ed elaborare piani a lungo termine per raggiungere i traguardi per noi importanti, siano essi lavorativi, familiari o personali.

Gestire le priorità con la matrice di Eisenhower

Una volta chiariti i nostri obiettivi, potremo assegnare il giusto livello di priorità alle attività presenti nella nostra to-do list grazie alla Matrice di Eisenhower. La matrice non è altro che uno schema basato su quattro valori (urgente, non-urgente, importante, non-importante), in cui  le attività vengono suddivise in gruppi a seconda della loro posizione rispetto agli assi dell’importanza e dell’urgenza.

Il primo gruppo, quello delle attività importanti e urgenti, contiene le attività che richiedono la nostra immediata attenzione o che riguardano i nostri obiettivi a lungo termine. In questo quadrante si trovano cose come la scadenza di consegna di un progetto, il termine per un pagamento, ma anche l’improvviso guasto alla macchina o una crisi familiare. Imprevisti a parte, questo quadrante dovrebbe essere il più vuoto possibile: lo scopo ultimo di una buona gestione del tempo è quello di pianificare e portare a termine tutto ciò che è importante e che può essere programmato in anticipo, prima che possa trasformarsi in un’urgenza.

Il secondo quadrante, ovvero le attività importanti ma non urgenti, riguarda gli impegni che non hanno una scadenza a breve termine ma che sono importanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi lavorativi e personali o per il nostro benessere psicofisico. A questa categoria appartengono, ad esempio, l’esercizio fisico, il tempo di qualità trascorso con i propri cari, ma anche lo studio e il lavoro. Queste sono le attività alle quali dovremmo dedicare la maggior parte del nostro tempo e che tendiamo invece più spesso a rimandare in favore di attività che appaiono più urgenti, ma che hanno un impatto minore sulla nostra vita. In realtà, più tempo sceglieremo di dedicare alla pianificazione di questo tipo di impegni, minori saranno le questioni urgenti che ci troveremo a dover risolvere.

Nel gruppo delle attività non importanti ma urgenti troviamo tutto ciò che richiede la nostra immediata attenzione, ma che non contribuisce alla realizzazione dei nostri obiettivi o al nostro benessere a lungo termine. A questa categoria appartengono la maggior parte delle telefonate, delle email e delle richieste da parte di amici, familiari e colleghi, ma anche tutti quei compiti che possono essere delegati ad altri, soprattutto in ambito lavorativo.

L’ultimo gruppo, ossia le attività non importanti e non urgenti, comprende le attività che portiamo a termine per piacere o divertimento, ma che non hanno alcun rilievo per i nostri piani a lungo termine, come guardare la televisione o navigare sul web. Sebbene il riposo e il relax siano necessari, le attività che si trovano in questo quadrante dovrebbero essere limitate al minimo e compensate dal tempo dedicato agli impegni più importanti.