Fattura elettronica: istruzioni per l’uso

Da gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo di fatturazione digitale, ma secondo i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b, quasi il 5% delle grandi aziende e il 10% delle piccole imprese non ha ancora provveduto ad adeguarsi alla nuova normativa.

Chi è interessato dalla nuova normativa?

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione in formato elettronico diventa obbligatoria, oltre che per i rapporti con la Pubblica Amministrazione, anche per le transazioni tra soggetti con partita IVA (imprese, liberi professionisti, ecc.) e per le operazioni con soggetti privi di partita IVA (consumatori finali). I soggetti con partita IVA che applicano il regime dei minimi (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011) o quello forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014, Legge di Stabilità 2015) sono per il momento esclusi dall’obbligo di fatturare in modalità elettronica.

Per quanto riguarda imprese e professionisti non residenti in Italia, l’emissione di fatture elettroniche non è al momento consentita per le transazioni con questo tipo di soggetti, mentre è obbligatoria per gli acquisti tax-free da parte di residenti o domiciliati in paesi non-UE.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento in formato digitale (fattura digitale) autenticato tramite firma elettronica. L’apposizione della firma elettronica serve a garantire l’autenticità e la validità delle informazioni contenute nel documento e a contrastare eventuali tentativi di contraffazione.

Il formato digitale della fattura elettronica è regolamentato da alcuni standard, che ne garantiscono la compatibilità: il contenuto deve essere salvato in un file XML (eXtensible Markup Language) compilato secondo il modello FatturaPA e deve contenere, oltre alle informazioni rilevanti ai fini fiscali, il codice identificativo univoco assegnato al destinatario della fattura.

Come si emette una fattura elettronica?

Per emettere una fattura elettronica è necessario avere accesso a un servizio di posta certificata (PEC) e disporre di un kit per la firma elettronica, oltre che di un programma in grado di creare file in formato XML. L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione il proprio software gratuito per la compilazione delle fatture elettroniche (compatibile con tutti i sistemi operativi), tramite il quale è possibile anche verificare, trasmettere e conservare le fatture digitali, nonché personalizzarne l’aspetto grafico.

Anche le Camere di Commercio hanno messo a disposizione un servizio gratuito di fatturazione elettronica, dedicato principalmente alle piccole e medie imprese ma accessibile anche ai privati. L’accesso al servizio delle Camere di commercio avviene tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi) e consente di compilare, trasmettere e conservare le fatture a norma di legge. In alternativa, è possibile usufruire dei servizi di fatturazione elettronica a pagamento offerti da provider come Aruba, Infocert e Poste Italiane.

Come si trasmette una fattura elettronica

La piattaforma designata per la trasmissione delle fatture elettroniche è il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che serve da vero e proprio snodo per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Per accedere al servizio, è necessario essere in possesso di credenziali SPID, CNS o del codice PIN assegnato dall’Agenzia delle Entrate.

Per poter procedere all’invio del documento, la piattaforma richiede di inserire un identificativo per il destinatario della fattura, come il codice fiscale, la casella PEC o il codice univoco di accreditamento SdI. La trasmissione tramite Sistema di Interscambio garantisce l’integrità e l’autenticità delle fatture tramite un percorso di controllo e convalida delle informazioni, alla fine del quale i documenti vengono inoltrati al destinatario solo se superano i controlli del sistema, che certifica l’avvenuto invio tramite messaggio di conferma. Se viene rivelato un errore, il sistema invia un messaggio di mancata convalida e la fattura viene considerata non emessa ai fini fiscali.

Archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche

Per quanto riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture (ovvero la procedura che permette di conferire valore legale a un documento elettronico), gli utenti possono usufruire del servizio gratuito di archiviazione del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, in grado di conservare le fatture inviate per tutti gli usi previsti dalla legge previa adesione ad uno specifico accordo di servizio.

In alternativa, è possibile optare per la registrazione e la conservazione delle fatture tramite software gestionali commerciali: in questo caso, le modalità di conversazione alle quali attenersi sono quelle stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che gestisce anche l’elenco dei conservatori accreditati.