Email di follow-up: tre consigli per una comunicazione efficace

Secondo i risultati di un recente studio, ogni giorno vengono inviati oltre 269 miliardi di email, un numero in continua crescita che testimonia il successo di questo mezzo di comunicazione. Eppure, nonostante l’uso diffuso delle email, continuiamo a sottovalutare il potenziale di questo strumento, soprattutto come mezzo per consolidare un rapporto dopo un incontro o una conversazione telefonica con uno dei nostri contatti.

Spesso non inviamo un’email di follow-up perché temiamo di risultare insistenti o invadenti, ma il segreto sta nell’attenersi ad alcune semplici indicazioni: inviamo la nostra email entro 24 ore dall’incontro o dalla telefonata, scegliamo un oggetto efficace, scriviamo in maniera chiara e concisa ed esprimiamo la nostra gratitudine per l’attenzione che ci viene dedicata.

Ripetere informazioni e aggiungere dettagli

Uno degli approcci migliori all’uso delle email di follow-up è quello di ripetere per iscritto le informazioni fornite a voce, al telefono o di persona, aggiungendo al tempo stesso nuove informazioni. Che si tratti di indirizzi, numeri di telefono, informazioni circa i servizi della nostra azienda, prezzi o tempistiche, è probabile che il nostro interlocutore non ricordi alla perfezione tutto quello che è stato detto e inviargli un promemoria può essere un gesto molto gradito.

Riproporre le informazioni discusse in altra sede ci offre anche la possibilità di integrare la conversazione con nuove informazioni e di aggiungere dettagli relativi ai temi discussi. Se si tratta di un potenziale cliente, fornire un riassunto degli argomenti discussi insieme e chiarire al tempo stesso i punti rimasti oscuri, può servire a ricordargli i nostri servizi e a dimostrargli l’attenzione e la cura che mettiamo nello svolgere il nostro lavoro.

Ad esempio: “Faccio seguito alla nostra conversazione telefonica, inviandole il catalogo aggiornato dei nostri servizi. Vista la particolarità della sua situazione, mi permetto di proporle una possibile soluzione …”

Stabilire un contatto personale

Spesso dimentichiamo che ogni email che scriviamo ci offre anche l’occasione di stabilire un contatto personale, che va oltre il semplice scambio di informazioni. Se stiamo scrivendo un’email a un potenziale cliente, non dobbiamo necessariamente attenerci a criteri rigidamente formali: se sappiamo che il nostro interlocutore è appena tornato da un periodo di ferie, è assolutamente appropriato chiedere come sono andate le vacanze o, nel caso si avvicinino le festività, chiedere quali siano i suoi programmi per le feste.

Anche un saluto o l’augurio di un buon fine settimana possono darci modo di aggiungere un tocco personale, purché siano sinceri. Infatti, un’eccessiva affettazione può risultare sgradevole e infastidire il nostro lettore, meglio allora essere concisi ed evitare di esagerare.

Un esempio: “Spero tu abbia trascorso delle buone vacanze; sei riuscito a visitare il sud della Francia, come mi avevi detto di voler fare l’ultima volta che ci siamo sentiti?”

Aggiungere valore

Poiché leggere un’email, per quanto breve, richiede del tempo, cerchiamo di far sì che chi ci legge non senta di aver sprecato minuti preziosi, incorporando informazioni interessanti per il nostro lettore, anche se non necessariamente legate all’argomento principale della nostra discussione.

Ad esempio, se uno degli articoli del nostro blog tratta un tema del quale abbiamo parlato insieme, inviare al nostro interlocutore un link può dargli l’occasione di approfondire l’argomento. Allo stesso modo, possiamo consigliare un buon libro che si colleghi alla nostra conversazione o informarlo su servizi e offerte speciali che pensiamo possano essergli utili e dei quali pensiamo non sia a conoscenza.

La raccomandazione più importante in questo caso è quella di evitare di apparire pressanti o insistenti: ricordiamo che stiamo cercando di fare qualcosa di utile e gradito per chi ci legge, per dimostrargli la nostra buona fede e la nostra affidabilità, non per manipolare la sua attenzione e approfittare del suo tempo!

Un esempio? “Ricordo che mi hai parlato delle tue difficoltà nel trovare un software per contabilità adatto alle tue necessità. Ti inoltro il link di un articolo dove vengono recensiti i quattro migliori software per la gestione della contabilità, spero possa esserti utile.”

Non ci sono scorciatoie per confezionale l’email perfetta: il segreto è dedicare tempo e attenzione alla stesura del nostro messaggio e dimostrare cura e rispetto nei confronti di chi ci legge.