Dietro le quinte del Business Center Montenapoleone: la realtà di un ufficio virtuale

Andiamo a Milano a conoscere più da vicino il Business Center Montenapoleone: attraverso una simpatica intervista, Alba e Chiara ci raccontano i segreti e la quotidianità dell’ufficio virtuale più prestigioso d’Italia. 

“Una volta la nostra strada era come una galleria d’arte all’aperto. Percorrevi via Montenapoleone come in visita a una mostra. […] Non occorreva entrare nei negozi per godere della loro particolarità. Le vetrine erano artigianali come i prodotti, lussuose ma con discrezione”. Molta, in realtà, la strada percorsa da quella Montenapoleone degli anni ’20 che i signori Barbiellini Amidei e Lorenzi descrivevano nel loro libro “Quella bottega di Via Montenapoleone”: una metamorfosi profonda e innegabile. Eppure, nonostante da allora sia passato quasi un secolo, la reputazione commerciale e il fascino di via Montenapoleone sono rimasti tali e quali: ancora oggi la via è considerata la più marketing-oriented di Milano.

Camminando lungo l’antico tracciato delle mura romane, giungiamo finalmente al numero 8 della strada e suoniamo il campanello del Business Center Montenapoleone, l’ufficio “virtuale” di Segretaria24.it. Subito ci rispondono Alba e Chiara, le padrone di casa. Attraversiamo il cortile interno per raggiungerle al secondo piano dello stabile e avvicinarci così alla quotidianità del business center nella via più rinomata d’Italia.

Ciao Chiara, un piacere conoscerti. Segretaria24 offre soluzioni di day office e uffici a tempo per periodi anche più lunghi proprio nella via più prestigiosa di Milano e, se possiamo dirlo, di tutta Italia. Cosa significa lavorare quotidianamente in questa zona di Milano?

Buongiorno a te e benvenuta! Come avrai notato, via Montenapoleone non solo è la via più prestigiosa, ma anche una delle più belle da vedere in città: piena di negozi e insegne importanti, illuminata e addobbata in maniera impeccabile per le festività importanti, ricca di turisti, auto costosissime e gente scicchissima che va di fretta a lavoro, senza contare i vip o politici che passano di qui! Sicuramente lavorare ogni giorno in questa via ti fa sentire parte di un milieu culturale di alto livello. E poi il tragitto che faccio ogni giorno per venire in ufficio mi permette di ammirare molte delle bellezze artistiche e architettoniche di questa città. Pensa che il palazzo in cui ha sede il nostro Business Center, conosciuto anche come “il palazzo del Monte”, risale alla fine del XVIII secolo e porta l’impronta del famoso architetto Piermarini, lo stesso che ha progettato il Teatro alla Scala.

L’immagine è quindi uno degli elementi centrali di questa via. È principalmente per questo che i clienti del Business Center Montenapoleone scelgono voi, o ci sono anche altre ragioni?

Il nostro servizio, senza dubbio, offre a prezzi vantaggiosi una presenza concreta della propria attività in questa via, garantendo una certa immagine e una visibilità non indifferente, e permettendo così a molte aziende agli esordi di farsi un nome e acquisire più clienti con notevoli risparmi di tempo e risorse. Per le aziende più giovani questo significa avere un aiuto concreto nella costruzione di una reputazione aziendale sul territorio. Immagine e visibilità sono sicuramente due fattori decisivi, ma molto spesso a monte della scelta dei nostri servizi c’è la volontà di affidarsi a un partner competente e accedere ad alti standard di qualità. Se pensiamo che Segretaria24 è sul mercato internazionale da oltre 15 anni, non è un caso che i nostri clienti scelgano proprio noi.

Anche il display digitale che hai visto all’ingresso è pensato per garantire visibilità ai nostri clienti. Molti potrebbero pensare che sia soltanto una presenza di facciata ma il più delle volte non è così. Perché avere un ufficio virtuale non pregiudica il fatto di essere presenti sul territorio: abbiamo tanti clienti che ci utilizzano come unica e principale sede, che affittano regolarmente i nostri uffici temporanei e organizzano le proprie riunioni qui da noi, e altrettanti che ci utilizzano come sede secondaria. Inoltre, per noi è importante che i nostri clienti si sentano a proprio agio quando affittano le sale riunioni e gli uffici temporanei e che possano ricevere, a loro volta, i propri clienti in maniera esclusiva.

Buongiorno Alba! Chiara accennava al concetto di ufficio virtuale: in questo senso, abbiamo visto che il Business Center Montenapoleone offre davvero il pacchetto completo, e cioè servizi di sede legale, domiciliazione postale e uffici temporanei.  Ma di cosa vi occupate quotidianamente, tu e Chiara? In altre parole, cos’è un ufficio virtuale?

Un ufficio virtuale offre gli stessi servizi di un ufficio vero e proprio, sfrutta però le tecnologie più avanzate per portare a termine i compiti di segretariato tradizionali. Così ci occupiamo di ricevere la posta e i pacchetti postali dei nostri clienti e ci preoccupiamo di inoltrarli tramite email, posta cartacea o fax, giornalmente o settimanalmente, a seconda delle esigenze. Alcuni nostri clienti ci visitano spesso, insieme ai loro partner commerciali o ai collaboratori, per organizzare in queste sale i loro meeting: in questi casi è compito nostro preparare tutto in maniera precisa e accogliente.

Alcuni clienti chiedono anche dei servizi di catering particolari. Ci sono riunioni che si protraggono per diverse ore, a volte anche più del previsto, e in questi casi è nostro impegno provvedere nel migliore dei modi a soddisfare le richieste dei nostri clienti, a volte senza nemmeno avere troppo tempo a disposizione. Una delle scelte più complesse fatte agli inizi è stata proprio la selezione dei fornitori per i nostri servizi di catering e minibar: il dover combinare prodotti di alta qualità con i gusti dei più e lo stile del nostro ufficio non è stato sicuramente facile, ma al momento contiamo su una selezione di partner estremamente affidabili.

Per molti nostri clienti, insomma, il nostro Business Center diventa un ufficio vero e proprio, con l’unica differenza che siamo noi a pensare a tutto e loro non devono far altro che concentrarsi sul proprio lavoro.

Chiara, mi sembra quindi di capire che il Business Center Montenapoleone dia la possibilità ad aziende e professionisti di migliorare l’immagine della propria attività, senza dover sostenere costi fissi elevati per l’affitto del locale, contratti di locazione, e ricerca del personale. Ma chi sono, più nello specifico, i vostri clienti?

Abbiamo una grande varietà di clienti, dai liberi professionisti (avvocati, architetti, commercialisti, consulenti ecc.) alle aziende di moda e di marketing. Ci sono start-up e studi di consulenza affermati, attivi anche a livello internazionale, aziende di import-export e agenzie di viaggi, e anche menti creative come fotografi e wedding-planner. Avere tantissimi clienti provenienti da campi e settori tanto diversi tra loro è uno degli aspetti più stimolanti di questo lavoro. E questa varietà è possibile perché abbiamo numerosi servizi associati che consentono una personalizzazione incredibile del servizio, come se ognuno avesse un proprio ufficio personale: chi ha fretta di ricevere un atto giudiziario richiede il servizio di scansione della posta immediato, chi riceve tanta posta cartacea sceglie invece l’inoltro settimanale, chi riceve tanta pubblicità ci chiede… di cestinarla! Cerchiamo sempre, dove possibile, di andare incontro alle richieste del cliente.

Alba, l’ufficio è molto accogliente, moderno, professionale, all’altezza della sua posizione. Via Montenapoleone deve il suo nome all’istituzione finanziaria incaricata di amministrare il debito pubblico negli anni in cui nasceva il Regno d’Italia, agli inizi del 1800, il Monte Napoleone: un ufficio di importanza nazionale, tanto che ha lasciato poi il nome in eredità alla via. E il vostro ufficio, invece? Parlateci dei vostri clienti. Come utilizzano il loro ufficio virtuale?

L’ufficio rispecchia totalmente l’esclusività e il pregio della via, siamo parte integrante della stessa. Montenapoleone è il centro nevralgico di Milano e il nostro Business Center è sulla stessa lunghezza d’onda. Lavorare in una via così chic e importante è uno stimolo continuo, è una finestra aperta su una realtà internazionale, è il “place to be”. È un ufficio di 200 metri quadrati, dotato di tutte le attrezzature necessarie per organizzare riunioni importanti: è possibile condurre presentazioni, effettuare videoconferenze o training. Quelli là in fondo sono gli uffici che affittiamo a lungo e medio termine, un ulteriore utilizzo che si può fare dei nostri spazi di lavoro. Molti nostri clienti passano le loro giornate lavorando proprio in quelle stanze.

Chiara, permettici un’ultima domanda… hai mai sentito parlare dei Montenapy? Sono quei giovani ricchi milanesi che negli anni Cinquanta frequentavano via Montenapoleone, piazza San Babila, il bar Cova. Questi ragazzi sono ancora oggi conosciuti per lo slang dei Montenapy, uno tra i primi linguaggi giovanili in senso quasi contemporaneo. Raccontaci qualche curiosità un po’ più moderna, se ce n’è, ma altrettanto pittoresca…

Paradossalmente, le battute moderne su Montenapoleone prendono in giro proprio l’esclusività che caratterizza la zona. Come quel tale Duccio Pirella, che ha scritto al quotidiano Repubblica l’anno scorso per rivendicare il diritto a parcheggiare la sua “supercar”, una Ferrari, in seconda fila in via Montenapoleone. Perché, a detta del Dott. Pirella, una Ferrari contribuisce a dare lustro al nome della via. La fama di Montenapoleone viene dalla sua storia particolare, ma probabilmente non tutti se ne rendono conto e la riducono a una questione di ricchezza. Che sia una burla o meno, passeggiando da queste parti non si fa fatica a credere che qualcuno – scherzando – non abbia detto quel che pensa davvero!

Una storia quindi, quella di via Montenapoleone, da sempre caratterizzata dal prestigio: dalla galleria di botteghe all’aperto, fino al più contemporaneo Business Center di Segretaria24. Ringraziamo Alba e Chiara, che ci hanno introdotto alla quotidianità di questa via e che hanno finalmente dato un volto concreto alla realtà del nostro ufficio virtuale. Nel frattempo noi continuiamo la nostra visita lungo le vetrine storiche fermandoci per una pausa da Marchesi. Chiunque volesse invece “soffermarsi” ancora presso il nostro Business Center può sfogliare il nostro book fotografico: