Comunicazione sul lavoro, fra nuovi strumenti e vecchie sfide

Email, chat, videoconferenze e servizi di messaggistica hanno trasformato il nostro modo di comunicare sul lavoro, ma lo hanno reso anche più efficace?

La risposta a questa domanda si trova forse in un recente rapporto sulla comunicazione in ambito lavorativo, pubblicato dalla Public Relations Society of America (PRSA). Lo scopo dell’indagine era quello di individuare le tendenze nell’uso dei nuovi e vecchi strumenti di comunicazione, ma i dati forniscono anche un ritratto del panorama aziendale moderno e dell’impatto che le innovazioni tecnologiche hanno avuto sul modo in cui si gestiscono le comunicazioni sul lavoro.

L’email è lo strumento più usato

Nella fotografia scattata da PRSA a dominare la scena è l’email, che rimane il mezzo più utilizzato sia per la comunicazione con e fra impiegati (95% degli intervistati), sia per il dialogo con l’esterno (91%). A rendere l’uso dell’email così predominante è soprattutto una questione di accessibilità: la maggior parte delle persone possiede un account email e può accedervi in qualsiasi momento, da qualsiasi dispostivo.

Tuttavia, il 63% degli impiegati la considera il mezzo di comunicazione meno efficace per le questioni lavorative. Secondo i dati del rapporto PRSA a rendere inefficiente l’email come strumento di comunicazione sul lavoro è il fatto che se ne ricevono troppe: la maggior parte degli intervistati ha infatti sottolineato il pericolo di information overload rappresentato dalle email. Un rischio reale, stando ai risultati di uno studio statunitense che mostrano come l’impiegato medio riceva oltre 300 email lavorative a settimana e dedichi quasi tre ore al giorno alla gestione della posta elettronica.

L’uso dei social network è in lenta crescita

Per quanto riguarda i social network, il rapporto evidenzia come le piattaforme più popolari nel settore business siano Facebook, LinkedIn e Twitter, ma sottolinea anche come questi strumenti vengano utilizzati quasi esclusivamente per comunicare con l’esterno (94%) e siano invece considerati del tutto inadatti alla comunicazione interna. È interessante tuttavia notare come nonostante il crescente interesse nei confronti dei social network da parte del pubblico, le aziende assumano un atteggiamento per lo più passivo nell’approccio a queste piattaforme: solo la metà delle aziende ha adottato linee guida formali sull’utilizzo dei social network in ambito aziendale.

La crescente popolarità delle piattaforme social sembra infatti trovare un riscontro ancora limitato nel settore business: secondo una recente indagine AGICOM solo il 28% delle imprese attive in Italia utilizza i social network per la comunicazione aziendale e solo il 25% di esse ha un profilo ufficiale su Facebook. Twitter e LinkedIn sono assai meno diffusi e vengono usati, rispettivamente, solo dal 6% e 4% delle aziende italiane.

Collaborazione sì, ma a misura di team

Fra le novità più interessanti rilevate dal rapporto PRSA va certamente inclusa la crescente popolarità degli strumenti di collaborazione e gestione dei progetti: primo fra tutti Slack, usato dal 41% degli intervistati, seguito da Facebook Workplace, citato dal 21% del campione. L’uso di queste piattaforme, benché molto diffuso, è tuttavia ancora lontano dall’essere istituzionalizzato e rimane piuttosto confinato ai singoli gruppi di lavoro. Questo perché, soprattutto nelle aziende di medie dimensioni, ciascun team sceglie le piattaforme di collaborazione più adatte ai propri scopi e spesso lo fa in maniera del tutto autonoma rispetto al resto dell’organizzazione.

Se da un lato questo garantisce maggiore libertà e flessibilità ai team e permette di scegliere di volta in volta gli strumenti e le modalità di comunicazione che meglio supportano il loro lavoro, dall’altro la mancanza di integrazione in un sistema aziendale più ampio può rendere la comunicazione meno efficiente. Utilizzare strumenti diversi all’interno della stessa organizzazione contribuisce infatti a creare un’atmosfera separatista, che non favorisce né lo scambio di idee né la collaborazione, e rende inoltre necessario gestire più strumenti contemporaneamente, con il rischio di incappare in problemi di compatibilità spesso difficili da risolvere.

La sfida dell’accesso mobile

Sia secondo i dati del rapporto PRSA che secondo le stime AGICOM, la sfida più grande per le aziende nell’ambito della comunicazione rimane quella del mondo mobile: il 62% degli impiegati ha infatti dichiarato di non avere accesso ai server o alla intranet aziendale dal proprio dispositivo mobile. Un dato che sottolinea come le imprese siano in ritardo rispetto alla diffusione di tecnologie come quella smartphone, che registra in Italia una media di 28 milioni di utenti, e tablet, accessibile a oltre 5,4 milioni di italiani.

 

Il problema spesso è l’assenza di una piattaforma o di un’applicazione aziendale che permetta di gestire tanto l’accesso a documenti e informazioni interne che agli strumenti di comunicazione e collaborazione aziendale. Secondo il sondaggio PRSA solo il 31% delle aziende ha sviluppato un app mobile e la maggior parte di esse è progettata per informare i clienti (82%) e vendere o promuovere servizi e prodotti (20%), non per sfruttare il potenziale comunicativo del mondo mobile.