Comunicati, memorandum e guide: quando l’email non basta

Una buona comunicazione con i propri clienti è essenziale per costruire un rapporto di fiducia, aumentare la fidelizzazione e incrementare i propri guadagni. Per questo, sempre più aziende e studi professionali inviano regolari comunicazioni email ai propri clienti, spesso in forma di newsletter, per tenerli aggiornati su eventi e novità. 

Il giusto formato per ogni comunicazione

Tuttavia, il formato email non è adatto a tutti i tipi di comunicazione: pensiamo, ad esempio, a uno studio legale che deve informare i propri clienti di alcuni cambiamenti legislativi che li riguardano o a un’agenzia di traduzione che vuole diffondere una nuovo listino prezzi per i propri servizi, o ancora a uno studio medico che desidera comunicare ai propri pazienti informazioni sull’accesso ai trattamenti.

Inviare questo tipo di comunicazioni via email o tramite newsletter è estremamente inefficace. Anzitutto, ci sono documenti che necessitano di una formattazione più complessa di quella permessa dai protocolli di posta elettronica e che devono necessariamente essere redatti come documenti di testo e inviati in allegato.

Inoltre, i testi di questi comunicati tendono ad essere più lunghi di quelli di un normale messaggio: uno studio condotto da Litmus Software ha evidenziato che l’attenzione di chi legge un’email diminuisce drasticamente dopo i primi 11 secondi e per contrastare questo fenomeno, tutte le comunicazioni più lunghe di 20 righe dovrebbero essere inviate sotto forma di allegato, per dare a chi lo riceve la possibilità di esaminarlo con calma, magari stampandolo.

Infine, inviare documenti in allegato semplifica l’archiviazione del contenuto da parte di chi lo riceve, che potrà anche condividerlo più facilmente con colleghi e collaboratori. Questa pratica è utile anche quando si vuole evitare che il messaggio venga facilmente letto da altri: non solo segretarie e assistenti non avranno accesso diretto al contenuto del documento, ma è anche molto facile proteggere gli allegati per mezzo di una password.

I vantaggi per il mittente

Oltre che per il destinatario, inviare comunicazioni sotto forma di allegato comporta anche numerosi vantaggi per il mittente: anzitutto, perché permette di godere di tutti i benefici di un sistema paperless (come sicurezza, facilità di modifica e archiviazione, minore consumo di carta e risparmio sulle spese postali) senza dover rinunciare alla chiarezza e alla formattazione di un documento vero e proprio. Inoltre, in questo modo è possibile gestire le comunicazioni con i clienti a partire da modelli di documento predefiniti, da compilare poi in base alle esigenze e da riutilizzare in altre circostanze.

Servirsi di modelli per velocizzare la preparazione di documenti di uso frequente permette di risparmiare una gran quantità di tempo, poiché la stesura di comunicati indirizzati ai clienti è un lavoro che richiede attenzione e pazienza (non vogliamo inviare un documento contenente errori ortografici o inesattezze!). Usando più volte lo stesso modello ammortizzeremo l’investimento di tempo impiegato a scriverlo e saremo sicuri di inviare sempre un testo corretto.

Una volta redatto un accordo preliminare, ad esempio, o una comunicazione che elenchi i documenti necessari per un particolare tipo di procedura, cancelliamo i dettagli specifici e salviamo il nostro file come modello, per poi condividerlo con colleghi e dipendenti, che potranno riutilizzarlo in occasioni simili.

Delegare l’invio di documenti ai clienti

Per facilitare la diffusione di comunicazioni ai clienti, Segretaria24 mette a disposizione il servizio di Invio Documenti: usufruendo di questo servizio, gli utenti possono affidare l’invio di documenti e comunicati destinati ai propri clienti o collaboratori al personale di Segretaria24, che provvederà a inoltrarli ai destinatari indicati dall’utente.

Il servizio di invio documenti permette di delegare al team di Segretaria24 la diffusione di comunicazioni e informative, risparmiando tempo prezioso e senza dover rinunciare alla sicurezza delle proprie comunicazioni scritte. Per maggiori informazioni, è possibile approfittare della prova gratuita dal vivo o richiedere una consulenza personalizzata.