Come ottimizzare l’organizzazione dello studio legale con una segretaria a distanza

Nonostante siano tra le figure professionali più organizzate e meticolose, anche gli avvocati possono migliorare ulteriormente la gestione e l’organizzazione del proprio lavoro grazie all’aiuto di una segretaria a distanza. Analizzando la giornata-tipo di uno studio legale italiano, vediamo da vicino come la segretaria a distanza di Segretaria24.it supporta il lavoro dell’avvocato in ogni aspetto del suo lavoro, permettendogli di ottimizzare tempo e risorse.

La giornata tipo di un avvocato che utilizza il segretariato a distanza di Segretaria24.it

Ore 08:00 – Letture in tutta tranquillità

L’avvocato Anna Belmonte ha attivato il servizio di segretariato per avvocati di Segretaria24.it, comprensivo di reperibilità telefonica 24 ore su 24. La mattina può prendersi tutto il tempo che vuole per leggere il giornale e documentarsi sulle ultime sentenze prima di recarsi in studio. Le sue telefonate, infatti, verranno gestite dalle segretarie a distanza di Segretaria24.it anche prima delle 09:00, orario in cui la sua segretaria personale Isabella arriverà in ufficio.

Ore 08:40 – Mentre si sta recando in studio…

Chiara, una delle segretarie a distanza di Segretaria24.it, contatta l’avvocato Belmonte al cellulare per avvisarla di una chiamata urgente da parte di un cliente dello studio. L’avvocato Belmonte ha infatti attivato una “lista VIP” con i contatti dei clienti più importanti, che dovranno esserle sempre passati al cellulare. Chiara inoltra la telefonata su conferma dell’avvocato, che concorda con il cliente un appuntamento in merito a due nuovi casi urgenti. Al termine della telefonata il cliente invia un fax al numero dello studio legale, Chiara lo riceve e lo inoltra all’avvocato tramite e-mail, in modo che possa visualizzarlo direttamente dal suo smartphone.

Ore 09:00 – In studio. “Brutte” notizie.

1. Isabella, la segretaria personale dell’avvocato Belmonte, che normalmente gestisce le telefonate dei clienti dello studio durante gli orari d’ufficio, purtroppo è a casa malata. L’avvocato non ci pensa due volte e attiva il trasferimento di chiamata dal numero di studio verso il numero di telefono fornitole da Segretaria24.it. Dal momento che non vuole essere interrotta, sceglie di attivare un trasferimento di chiamata incondizionato di tutte le telefonate in entrata.

2. Il toner del fax è vuoto e l’avvocato sta aspettando un fax importante da parte di un collega. Nessun problema. Segretaria24.it provvede a scansionare il fax in entrata e ad inviarne una copia per e-mail all’avvocato in formato .pdf. L’avvocato Belmonte potrà comodamente consultare il fax dal suo computer, ed eventualmente stamparlo anche quando si troverà fuori ufficio.

Ore 09:30 – Invio delle disposizioni per la giornata

L’avvocato Belmonte fornisce alle segretarie di Segretaria24.it le disposizioni per la giornata: comunica i messaggi che dovranno essere forniti ai singoli clienti che chiameranno per informarsi sullo stato delle pratiche in corso, e fornisce indicazioni in merito ad alcuni cambiamenti negli orari degli appuntamenti. Inoltre, dal momento che l’avvocato aspetta una telefonata importante per una pratica urgente da parte del Sig. Mastrantuoni, dà disposizione alle segretarie di inserirne il nome nella “lista VIP”, in modo che le venga inoltrata la telefonata al cellulare.

Ore 10:00 – Telefona un nuovo cliente dello studio. L’avvocato Belmonte è già uscita per recarsi in tribunale.

L’avvocato Belmonte è appena uscita per recarsi in tribunale, quando telefona un nuovo cliente per richiedere una prima consulenza. Si tratta di un incidente: la sua nuova auto è stata gravemente danneggiata. Maria, un’altra segretaria di Segretaria24.it che conosce il profilo dell’avvocato, prende nota della richiesta del chiamante, registra i suoi contatti, e fissa un appuntamento per le 14:00. La segretaria inoltre invia il modulo per il conferimento dell’incarico al nuovo cliente via e-mail, gli indica di recarsi in studio con il modulo già compilato e con i documenti necessari. Non appena fissato l’appuntamento, il calendario online dell’avvocato Belmonte si aggiorna automaticamente.

A conclusione della telefonata la segretaria invia una notifica in tempo reale per e-mail all’avvocato, con i contatti del nuovo cliente e l’orario dell’appuntamento. L’avvocato potrà consultare comodamente la notifica al termine dell’udienza.

Ore 11:30 – Di nuovo in studio 

Con l’aiuto della notifica ricevuta per e-mail, l’avvocato può preparare le informazioni necessarie all’incontro con il nuovo cliente e documentarsi sulle novità in materia di polizze assicurative e incidenti stradali. Grazie alle dettagliate note di chiamata di Segretaria24.it, che oltre al nome e al numero di telefono contengono altri dettagli sui singoli casi dei clienti dello studio, l’avvocato può richiamare chi l’ha cercata senza dover consultare di volta in volta le singole pratiche.

Ore 13:00 – Pausa pranzo

Ora di una meritata pausa! L’avvocato si reca in pausa pranzo dopo aver avvisato le segretarie di Segretaria24.it di passarle al cellulare soltanto i clienti VIP tra le 13:00 e le 14:00.

Ore 14:00 – Appuntamento con il nuovo cliente

Il nuovo cliente si reca all’appuntamento con tutti i documenti richiesti e con il modulo per il conferimento dell’incarico già compilato. La pratica può quindi essere avviata rapidamente e senza perdite di tempo.

Ore 15:30 – Preparazione degli atti. Scadenza dei termini.

L’avvocato Belmonte deve dedicarsi alla redazione degli atti per una pratica vicina al termine di scadenza. Per assicurasi la massima concentrazione e prevenire ogni spiacevole interruzione, l’avvocato avvisa le segretarie di Segretaria24.it di non inoltrare nemmeno i clienti della lista VIP per almeno tre ore.

Ore 19:00 – Seminario formativo 

L’avvocato Belmonte partecipa ad un seminario formativo sul tema “Processo Civile Telematico e produttività dello studio” presso l’ NH Milano Grand Hotel Verdi. È già in taxi quando si ricorda di non aver modificato le istruzioni per il suo segretariato a distanza. Nessun problema. Grazie alla app di Segretaria24.it installata sul suo smartphone, l’avvocato invia un messaggio in tempo reale alle segretarie di Segretaria24.it: “sono ad un seminario fino alle 20:30 di stasera. Comunicate ai clienti di richiamarmi domani mattina in studio dalle 9:00 in poi. In caso di urgenze li richiamo io dopo le 20:30”.

Ore 21:00 – Un po’ di meritato riposo…

Quando l’avvocato Belmonte arriva a casa, la sua serie preferita “Law & Order” purtroppo è già finita. Suo marito ha preparato la cena. Poco prima di addormentarsi dopo aver gustato l’ottimo cibo e il dessert, le viene in mente che durante la giornata ha avuto anche il tempo di esaminare dei mandati d’arresto. Pensa con riconoscenza alle segretarie di Segretaria24.it e si augura di cuore che nessun detenuto la chiami nel bel mezzo della notte…

Ore 24:00 – Squilla il telefono

L’avvocato ha trasferito le telefonate dal suo numero di cellulare al servizio 24/24 di Segretaria24.it. Poco dopo mezzanotte chiama un nuovo cliente, che ha ricevuto il numero di telefono dell’avvocato da un amico: è stato appena arrestato, e a casa della sua fidanzata la polizia sta effettuando una perquisizione. Chiede quindi di parlare urgentemente con l’avvocato per sapere cosa fare. Lisa, la segretaria che svolge il turno di notte, gestisce la telefonata con la massima professionalità e discrezione, chiede al chiamante di restare in attesa, e chiama l’avvocato su un altro numero di cellulare appositamente dedicato alle emergenze. Lisa introduce il caso, e l’avvocato Belmonte accetta la telefonata. Un’altra giornata lavorativa è iniziata prima del previsto…

Grazie al servizio di segretariato a distanza l’avvocato Belmonte è riuscita a lavorare in maniera più produttiva riducendo le interruzioni causate dal telefono; ha potuto sostituire la sua segretaria personale in pochi secondi, assicurandosi così una reperibilità nonostante l’imprevisto; si è dedicata alla sua formazione professionale potendo spegnere il telefono in tutta tranquillità, ed ha potuto reagire in maniera tempestiva in occasione di un’emergenza. Proviamo ora a pensare come sarebbe stata la sua giornata se, alla notizia che la sua segretaria personale non si sarebbe recata al lavoro per malattia, non avesse potuto contare su Segretaria24.it…

Sei un avvocato? Prova anche tu il servizio di segretariato a distanza per avvocati di Segretaria24.it e inizia oggi ad ottimizzare le tue giornate lavorative!