Come mantenere la concentrazione durante i meeting in remoto

Rimanere presenti e coinvolti durante le videoconferenze può essere difficile, soprattutto in caso di meeting che si prolungano più del dovuto o che si susseguono incessantemente. Come combattere le distrazioni e rimanere attenti durante le riunioni online?

 

Prendere appunti

Come ben sanno generazioni di studenti, è molto più difficile distrarsi da quanto viene detto nel corso di una lezione (nel nostro caso, di un meeting) se si prendono appunti sugli argomenti che vengono discussi. Il motivo per il quale tendiamo a distrarci durante un meeting online è infatti spesso la noia: in assenza di qualcosa di concreto nel quale impegnarsi, la mente cerca nuovi stimoli e i nostri pensieri tendono a vagare. Annotare il contenuto della riunione permette di tenere attivamente impegnata la mente, che deve focalizzarsi sull’ascolto, e aiuta a evitare le distrazioni.

Prendere appunti, specialmente se per mezzo di carta e penna, è anche un mezzo estremamente efficace per sintetizzare e ricordare le informazioni. Non è necessario tenere resoconti dettagliati di ogni singolo meeting, ma stilare una lista dei temi discussi e delle decisioni prese ci assicura di non dimenticare nessuna informazione importante, oltre a tenere la nostra attenzione fissa sulla riunione e i suoi partecipanti.

Evitare il multitasking

Specialmente quando un meeting si prolunga più del previsto o nei momenti in cui vengono discussi argomenti che non ci coinvolgono direttamente è facile cedere alla tentazione di dedicarsi ad altro: che sia rispondere alle email lasciate in sospeso, aggiornarci sulle ultime notizie o impugnare lo smartphone per controllare i nuovi messaggi. Ci illudiamo di riuscire a seguire la conversazione anche mentre facciamo altro, ma gli esseri umani non sono davvero capaci di multitasking ed è più probabile che l’unico risultato sia dare agli altri l’impressione di essere distratti e disinteressati.

Il modo migliore per non cedere alla tentazione è tenerla il più lontana possibile: questo significa chiudere programmi di posta, servizi di messaggistica e finestre del browser che non siano direttamente rilevanti per il meeting in corso. Per quanto riguarda lo smartphone, è buona norma tenerlo silenzioso o quanto meno ricordarsi di disattivare le notifiche, anche per evitare di interrompere gli altri partecipanti a causa di una chiamata in arrivo.

Usare cuffie o headset

I rumori ambientali possono essere una delle fonti di distrazione più insidiose per chi si trova spesso in videoconferenza: animali domestici, bambini, vicini rumorosi e persino i suoni del traffico provenienti dall’esterno possono farci perdere la concentrazione nei momenti più importanti. Usare delle cuffie, specie se dotate di design anti-rumore (cioè in grado di cancellare la maggior parte dei rumori esterni) è in grado di fare la differenza: eliminate le fonti sonore di distrazione è più facile mantenere il focus su quello che avviene in riunione.

Mettere le cuffie prima di un meeting aiuta anche a creare l’atmosfera adatta per segnalare al nostro cervello che è il momento di concentrarsi: se presa come abitudine, diventa infatti un segnale che stiamo per entrare in ‘modalità lavoro’ e può aiutarci ad assumere un diverso atteggiamento mentale e renderci più capaci di mantenere la concentrazione.

Ridurre i meeting non necessari

Sulle pagine di questo blog ci siamo più volte occupati del tema dei meeting inutili e di come questi rappresentino uno dei più insidiosi ladri di tempo in ufficio, pesando sulla produttività e sui costi delle grandi compagnie così come di piccole aziende e liberi professionisti.

Ridurre al minimo i meeting ai quali partecipiamo e assicurarsi che ci sia sempre una buona ragione per partecipare a una riunione può bastare a rendere più sopportabile il carico di tempo passato in videochat. Spesso a renderci incapaci di concentrazione è infatti l’eccessivo numero di ore passate in videoconferenza, un fenomeno ribattezzato zoom fatigue.

Fare pause frequenti e regolari

Le videoconferenze sono più stancanti dei meeting di persona ed essere impegnati in una maratona di riunioni in remoto che si susseguono una dopo l’altra può essere sfiancante per la nostra capacità di concentrazione. Ad affermarlo sono i dati della nuova edizione del World Trend Index di Microsoft, che evidenziano come la concentrazione richiesta dagli incontri in videoconferenza sia tale che la fatica comincia a insorgere dopo soli 30-40 minuti.

La raccomandazione quindi è quella di fare pause regolari almeno ogni due ore e accorciare la durata dei meeting a un massimo di 30 minuti. Per ridurre l’incidenza del fenomeno la stessa Microsoft ha inserito nelle proprie applicazioni per meeting nuove funzionalità che permettono di programmare automaticamente adeguati momenti di pausa a seconda del tempo passato in riunione.