Come creare presentazioni efficaci e coinvolgenti

A quasi tutti è capitato di assistere a presentazioni dai contenuti potenzialmente interessanti che si sono poi rivelate noiose successioni di slides, accompagnate da spiegazioni dal tono robotico. Cosa ricordiamo del contenuto di queste presentazioni? Probabilmente molto poco. 

Eppure saper creare presentazioni efficaci e interessanti è una necessità in molti contesti lavorativi, che sia per aggiornare i propri colleghi sull’andamento del lavoro oppure per convincere degli investitori a finanziare un progetto. Come creare allora una presentazione che sia al tempo stesso efficace, coinvolgente e convincente?

Un messaggio chiaro

La premessa necessaria di ogni comunicazione efficace è conoscere il contenuto del messaggio che desideriamo trasmettere a chi ci ascolta. La prima fase nella preparazione di una presentazione deve dunque necessariamente essere la definizione dei contenuti: quale messaggio vogliamo trasmettere? cosa vogliamo che il pubblico ricordi?

Nel contesto di una presentazione la capacità di sintesi è importante e, per fare pratica, alcuni esperti consigliano di provare a riassumere il messaggio in massimo 20 parole o in 30 secondi, con l’obiettivo di limitarsi all’essenziale. Sintetizzare è la regola anche per decidere quanti contenuti presentare: la capacità umana di assorbire nuove nozioni in un breve lasso di tempo (15-20 minuti) è limitata, perciò evitiamo di confondere il pubblico condensando molte informazioni in pochi minuti e scegliamo invece un massimo di tre punti principali, concentrandoci esclusivamente su quelli.

Conoscere il pubblico

Così come è importante sapere di cosa si sta parlando, è importante sapere a chi si sta parlando, per scegliere le modalità comunicative più adatte al nostro pubblico: la presentazione per una classe di studenti delle superiori sarà molto diversa della presentazione preparata per il consiglio direttivo di un’azienda.

Cerchiamo di assumere il punto di vista degli spettatori della nostra presentazione: quali sono gli elementi del messaggio più rilevanti per l’ascoltatore? qual è il livello medio di conoscenza dell’argomento trattato? Sulla base delle risposte a queste domande saremo in grado di scegliere sia il tono più appropriato che il vocabolario più adatto a veicolare il nostro messaggio.

Raccontare una storia

Usare una struttura narrativa per esporre contenuti è uno dei modi migliori per catturare l’attenzione del pubblico ed è il principio sul quale sono strutturate le famose TEDTalks, come rivelato dallo stesso curatore delle conferenze TED, Chris Anderson.

Perché è importante raccontare una storia? Perché limitandoci a presentare numeri e fatti facciamo appello principalmente alla facoltà di comprensione del linguaggio del nostro pubblico, mentre raccontare una storia stimola l’immaginazione, crea nuove associazioni e suscita risposte emotive in chi ci ascolta. Come dimostrato dalle più recenti ricerche sul tema della memoria, suscitare una risposta nel pubblico è il modo migliore per rendere memorabile il nostro messaggio.

Attenzione ai contenuti

Uno studio condotto dall’Università del Minnesota ha mostrato come l’aggiunta di supporti visivi a una presentazione possa avere un impatto enorme sulla risposta da parte del pubblico, perciò strutturiamo i contenuti in modo da lasciare ampio spazio alle immagini.

Per creare le slides che comporranno la nostra presentazione scegliamo immagini significative e riduciamo al minimo il testo. Il motivo? Leggere e ascoltare non sono attività che possono essere svolte contemporaneamente e se vogliamo che i nostri ascoltatori siano attenti alla nostra presentazione dobbiamo evitare di distrarli con slides che richiedano un’attenta lettura.

Fare pratica!

Durante il corso di una presentazione, oltre alle parole e alle immagini, parte della comunicazione è veicolata dal linguaggio del corpo: movimenti, tono della voce e postura del parlante possono influenzare la ricezione della presentazione da parte del pubblico. Ad esempio, un’espressione rilassata e un tono calmo proiettano un’immagine sicura e competente mentre incrociare le braccia di fronte a sè o evitare di incrociare lo sguardo di chi ci ascolta comunica chiusura e insicurezza.

Per molti, imparare a usare il giusto linguaggio corporeo e il tono di voce adatto richiede un po’ di esercizio: per questo, una volta preparata la  presentazione, facciamo pratica nell’esporla e cerchiamo di fare attenzione ai segnali non-verbali che inviamo mentre parliamo. Usando una videocamera per riprenderci o chiedendo a un amico di farci da spettatore, saremo in grado di individuare facilmente gli errori che commettiamo e di correggerli prima di trovarci di fronte ai nostri ascoltatori.