Come bloccare le più comuni fonti di distrazione sul lavoro

Fra riunioni, incontri con i clienti, chiamate, email e notifiche social, mantenere la concentrazione in ufficio può diventare una vera e propria sfida.Per difendersi dalle interruzioni e ritrovare la concentrazione non basta la buona volontà: servono strategie mirate.

Quando la buona volontà non basta

Ci sono buone probabilità che prima di arrivare alla fine di questo articolo tu venga interrotto o distratto da un’email, da una telefonata o dalla richiesta di un collega o di un collaboratore. Le fonti di distrazione sono infatti una presenza costante nella vita quotidiana e sul posto di lavoro. Secondo un sondaggio condotto da Udemy il 74% dei lavoratori under 45 lamenta di sentirsi distratto e di venire interrotto troppo spesso nel corso della giornata lavorativa.

Le conseguenze per il rendimento e la motivazione sono facili da intuire: più della metà degli intervistati nel corso del sondaggio ha infatti dichiarato di non riuscire a sentirsi produttivo né a dare il meglio di sé in ufficio, quando sente di essere distratto. Questo finisce per scatenare sensi di colpa e ansia riguardo al proprio rendimento, che possono facilmente trasformarsi in una minore motivazione sul lavoro e nella convinzione di essere inadeguati nonostante i propri sforzi.

La maggior parte di noi infatti fa del suo meglio per resistere alle tentazioni rappresentate ad esempio, dallo smartphone o dalle chiacchiere dei colleghi. C’è chi silenzia il telefono durante l’orario lavorativo (40%), chi usa musica o altre tecniche di rilassamento per ritrovare la concentrazione (20%) e chi si dedica a compiti più leggeri quando si trova soggetto all’ennesima interruzione.

Le principali fonti di distrazione

Quali sono dunque le principali fonti di distrazione e interruzione? L’80% degli intervistati da Udemy cita le chiacchiere dei colleghi e il generale rumore da ufficio come una delle fonti più frequenti di distrazione, ma al secondo posto (soprattutto fra i lavoratori più giovani) si piazza lo smartphone.

Se l’eccessivo rumore dipende spesso da fonti esterne, l’abitudine di controllare il telefono durante l’orario di lavoro è invece una responsabilità personale della quale la maggior parte dei lavoratori è pienamente consapevole. Il 69% dei lavoratori intervistati da Udemy ha infatti affermato di sapere benissimo che l’uso dello smartphone al lavoro è deleterio per la concentrazione, ma ha anche aggiunto di fare molta fatica a rinunciarci.

Cosa ci spinge a prendere in mano lo smartphone mentre siamo al lavoro? Facebook, seguito a ruota da Instagram e dai servizi di messaggistica. Questo perché sono principalmente le notifiche ad attirare la nostra attenzione: la vibrazione o il suono che annuncia l’arrivo di un nuovo messaggio o la notifica di un nuovo commento sono infatti pensate proprio per stimolare la nostra curiosità e farci guardare lo schermo, distraendoci però dal nostro lavoro.

Al terzo posto fra le fonti di distrazione in ufficio si trovano le comunicazioni e le telefonate di lavoro. Infatti, anche se controllare frequentemente la posta in arrivo può farci pensare di essere più produttivi, ha effetti catastrofici sulla concentrazione. Lo squillo del telefono invece interrompe senza preavviso il nostro flow sul lavoro e rischia di farci perdere tempo prezioso nel tentativo di riconquistare l’attenzione perduta.

Come difendersi dalle distrazioni

Come abbiamo visto, affidarsi semplicemente alla buona volontà non basta: anche se la maggior parte degli intervistati da Udemy ha dichiarato di adottare misure per evitare le distrazioni, pochi riescono a eliminarle del tutto. Inoltre, la forza di volontà e l’autocontrollo sono risorse finite, che rischiano di esaurirsi ben prima della fine della giornata lavorativa. Per mettersi al riparo dalle distrazioni servono strategie efficaci ma di facile applicazione, come quelle che proponiamo di seguito.

Per bloccare i rumori di fondo, l’idea migliore è procurarsi un paio di cuffie anti-rumore, magari da combinare con della musica rilassante per i momenti di lavoro più intenso. Per comunicare a chi lavora con noi che non vogliamo essere distratti, una soluzione spiritosa ma efficace può essere il cosiddetto ‘semaforo da scrivania’: un sistema di segnalazione fatto con post-it o gestito da appositi gadget. Il codice è intuitivo: rosso per quando non vogliamo essere disturbati, giallo per quando possiamo venire contatti in caso di emergenza e verde per quando siamo disponibili a domande e richieste.

Se vogliamo invece tenerci lontani dallo smartphone il metodo più affidabile è quello di disattivare le notifiche durante l’orario di lavoro o, meglio ancora, disattivare l’accesso a specifici siti e applicazioni. Ci sono app progettate proprio per questo, come App Locker e AppBlock, che rendono automatico questo processo e ci consentono di riappropriarci della nostra attenzione.

Per gestire le telefonate e le comunicazioni di lavoro può essere utile stabilire fasce orarie da riservare appositamente a controllare le email e ricevere o effettuare chiamate. In tutti gli altri momenti, per assicurarci di rimanere comunque reperibili per clienti e collaboratori, possiamo affidarci a un servizio di segretariato virtuale,che si occupi al posto nostro di gestire le comunicazioni e le telefonate, regalandoci la tranquillità necessaria a lavorare produttivamente.