Chiamate di lavoro: eliminare gli sprechi di tempo in 3 mosse

Una telefonata è spesso il mezzo più immediato per comunicare con gli altri, ma lo squillo imprevisto del telefono rischia di rompere ripetutamente la nostra concentrazione durante la giornata. Ecco come gestire al meglio le chiamate per salvaguardare la propria produttività. 

La maggior parte di noi passa una quantità considerevole della giornata lavorativa al telefono: uno studio di Atlassian ha infatti rilevato che email, meeting e telefonate occupano più della metà del nostro tempo in ufficio. La vittima principale di questa valanga di comunicazioni è la produttività personale, soprattutto se consideriamo che dopo ciascuna interruzione sono necessari in media 25 minuti per ritrovare la concentrazione persa e rimettersi al lavoro. È facile perciò intuire come ridurre e ottimizzare il flusso di chiamate e videoconferenze permetta di gestire in maniera molto più produttiva il tempo passato in ufficio. Ma da dove cominciare?

Ridurre al minimo le telefonate

Diminuire il numero di chiamate che facciamo e riceviamo ogni giorno è il primo passo per gestirle più efficacemente. Nonostante la sua immediatezza, infatti, la telefonata non è sempre il mezzo migliore per comunicare: quando si tratta di fornire o ricevere informazioni, ad esempio, un’email è decisamente la scelta migliore. Questo tipo di comunicazione asincrona dà infatti la possibilità sia a chi scrive che a chi legge di comunicare nei tempi e nei luoghi che preferisce, ma permette anche di conservare (e dunque poter recuperare) le informazioni per farvi riferimento in futuro, in caso di necessità.

Ogni qualvolta sia possibile dovremmo perciò cercare di trasformare la chiamata in un’email o in un messaggio. Questo significa, da un lato, resistere alla tentazione di prendere in mano il telefono per porre a colleghi e clienti domande che possono essere inviate anche via email. Dall’altro, significa abituarsi a ridirigere le richieste di comunicazioni verso canali diversi dal telefono: se un collega chiede il nostro numero, rispondiamo che il modo migliore per contattarci è via posta elettronica e forniamogli il nostro indirizzo invitandolo a scriverci, prima di dargli il nostro contatto telefonico.

Non rispondere a tutte le chiamate

L’obiettivo principale di una buona gestione delle chiamate è prima di tutto quello di far sì che non sia il telefono a dettare i ritmi delle nostre giornate e che sia nostra la scelta di usare o meno questo strumento per semplificare il nostro lavoro. Soprattutto per coloro che lavorano a stretto contatto con i propri clienti questo può sembrare difficile, poiché rendersi reperibili pressoché costantemente è una necessità irrinunciabile. Ma rimanere reperibili non significa dover rispondere sempre e in qualunque orario a ogni chiamata che si riceve. Rendersi eccessivamente disponibili rischia infatti di trasformarci in schiavi del telefono: secondo uno studio promosso dal portale di viaggi lastminute.it, gli italiani sentono più di tutti gli altri popoli europei il dovere di rispondere a ogni costo alle chiamate di lavoro, anche quando si trovano in ferie o a casa malati.

Ma c’è una soluzione al dilemma della reperibilità, anche per chi non può permettersi una segretaria: affidarsi a un servizio esterno che si occupi al posto nostro di ricevere e filtrare le chiamate, inoltrandoci soltanto quelle davvero importanti. Avvalendoci di un servizio di segretariato virtuale come Segretaria24 avremo a disposizione un team di segretarie qualificate ed esperte in grado di rispondere alle chiamate, fornire informazioni e fissare appuntamenti sulla base delle nostre istruzioni.

Un appuntamento telefonico

Una volta ridotte al minimo le chiamate non necessarie e filtrate quelle che invece desideriamo ricevere, a rimanere saranno soltanto le telefonate davvero importanti, quelle alle quali vogliamo essere sicuri di poter dedicare davvero tutta la nostra attenzione. Ma anche la più importante delle telefonate può coglierci di sorpresa e farci sentire del tutto impreparati, soprattutto quando si tratta di prendere decisioni come accettare o meno un incarico, negoziare uno specifico compenso o discutere termini e tempistiche di consegna.

Il modo più efficace per assicurarci di affrontare al meglio questo tipo di telefonate è quello di non rispondere subito, ma fissare un appuntamento telefonico (o farlo fissare dalla nostra segretaria virtuale) e rimandare la telefonata a momento della giornata o della settimana in cui saremo in grado di dedicare al nostro interlocutore la massima attenzione. Non solo questo permette di ottimizzare la programmazione degli impegni giornalieri, ma dà tanto a noi che alla persona che stiamo chiamando la possibilità di prepararsi in anticipo per la chiamata, ad esempio raccogliendo le informazioni necessarie o tenendo sotto mano documenti che potrebbero rivelarsi utili nel corso della conversazione. Avere a disposizione tutto quel che potrebbe servirci nel corso della telefonata evita le interruzioni, velocizza la comunicazione e riduce di fatto il tempo passato al telefono. Programmare le telefonate ci permette inoltre di dedicare momenti specifici della giornata alle chiamate, magari quelli in cui siamo solitamente meno produttivi, come subito dopo la pausa pranzo o nelle ore che precedono la fine della giornata lavorativa.