Bando alle distrazioni: ecco i 7 più pericolosi killer della produttività

Tutti finiscono prima o poi preda delle distrazioni sul lavoro, che minano la concentrazione e interrompono i periodi più produttivi. Oggi scopriamo quali sono i 7 principali killer della produttività e come evitarli.

Il quotidiano diluvio di email, le riunioni poco strutturate e il suono del telefono che squilla: un’ampia varietà di fonti di distrazione in grado di minare la nostra produttività e disturbare il flusso del nostro lavoro. Ma quali sono i più grandi killer della produttività e cosa possono fare i professionisti per difendersi e migliorare il proprio rendimento?

Killer numero 1: il multitasking

Invece di concentrarsi su un compito alla volta, molti di noi cercano di fare più cose insieme. Il cervello umano non è progettato per destreggiarsi facilmente fra più attività contemporanee: è infatti in grado di eseguire solo un compito alla volta, specie quando questo è impegnativo. Nel caso di un professionista che salta costantemente da un incarico all’altro, il cervello impiega ben 23 minuti ogni volta per ritrovare la concentrazione. Dopo aver valutato le proprie priorità e organizzato i compiti da portare a termine, si dovrebbe stilare una lista delle cose da fare. Non importa se si usano carta e penna, un’applicazione dedicata o semplicemente la propria memoria.

Killer numero 2: Il diluvio di email

Ogni due minuti circa, un nuovo messaggio arriva nella nostra casella di posta elettronica. Secondo il rapporto di Wrike, quattro persone su dieci ritengono che questo interferisca con il loro lavoro. Gli imprenditori si dividono in due categorie principali, quando si tratta di affrontare questa particolare sfida: quelli che tengono chiuso il loro programma di posta per la maggior parte del tempo (a volte finendo per rispondere troppo tardi ai messaggi veramente importanti) e quelli che leggono ogni messaggio di posta appena arriva (lasciando così che le email interrompano il proprio lavoro).  Indipendentemente dalla categoria cui si appartiene, il rendimento viene influenzato negativamente dalla necessità di gestire le numerose email che si ricevono ogni giorno. Una cartella di posta in arrivo zeppa di messaggi è come una scrivania disorganizzata: ci sentiamo circondati dal disordine e troviamo più difficile concentrarci. Una semplice strategia per tenere a bada il caos è quella di riorganizzare regolarmente la casella di posta, ad esempio archiviando e raggruppando le email in cartelle diverse, divise per cliente, per progetto o per livello di urgenza. Può anche essere utile aggiungere i contatti più importanti alla lista dei preferiti: il simbolo a stella che contrassegnerà i loro messaggi avrà maggiori possibilità di catturare la nostra attenzione e garantirà che non passino inosservati. I messaggi vecchi invece dovrebbero essere cancellati, per non intasare inutilmente la posta in arrivo.

Killer numero 3: i meeting mangia-tempo

Certe giornate finiscono per somigliare a maratone di riunioni che si susseguono una dopo l’altra: prima un appuntamento con l’ufficio delle imposte, poi l’incontro con un cliente e infine, magari, un meeting con un collaboratore. Tuttavia, molte di queste riunioni sono inefficienti e secondo un terzo degli intervistati nel Digital Work Report rappresentano un problema per la concentrazione e la motivazione. Molti meeting vengono condotti in maniera poco strutturata, senza un ordine del giorno prestabilito. Spesso poi vengono invitati un numero eccessivo di partecipanti, magari dal cliente stesso, e si sa che più gente partecipa a una riunione, meno i presenti si sentono coinvolti attivamente e più facilmente cadono preda della distrazione. Invece di vedere il meeting come un’attività con uno scopo preciso, finiscono infatti per considerarla una semplice pausa dal lavoro. Per mantenere alta la produttività delle riunioni, conviene perciò stilare un ordine del giorno chiaro e inviarne una copia a tutti i partecipanti. “Tanti quanto basta e non uno di più” dovrebbe essere il nostro motto quando si tratta di selezionare i partecipanti a un meeting. Solo chi può contribuire attivamente dovrebbe essere invitato a prendere parte a una riunione.

Killer numero 4: spazio di lavoro inadeguato

Al momento moltissime persone stanno lavorando da casa, ma non tutte hanno a disposizione uno spazio di lavoro adatto. C’è chi è costretto ad arrangiarsi creativamente e accontentarsi del tavolo da pranzo, del divano o della stanza dei bambini. Anche in un ufficio dedicato, non è detto che le condizioni di lavoro siano sempre ideali. Molti fattori possono contribuire a rendere difficile la concentrazione, come sedie scomode o colleghi impegnati in lunghe sessioni di videoconferenza alla scrivania vicina. I professionisti e gli imprenditori dovrebbero perciò progettare l’uso degli spazi in modo intelligente fin dall’inizio, destinando stanze separate  a usi diversi, come le telefonate, le riunioni o il deep work. Per quanto riguarda le singole postazioni di lavoro, una maggiore attenzione all’ergonomia può permettere a tutti i dipendenti di massimizzare il proprio rendimento. Anche piccoli interventi, come permettere di portare a casa la sedia dell’ufficio quando si lavora in home office, possono rendere il lavoro in remoto molto più produttivo.

Killer numero 5: la tentazione dei social media

Professionisti e imprenditori devono rimanere sempre raggiungibili per i propri clienti, perciò di solito hanno sempre il telefono cellulare a portata di mano. Ma la comparsa di una nuova notifica sullo schermo non sempre riguarda questioni di lavoro, spesso si tratta invece d un nuovo Like su Facebook, di un messaggio di WhatsApp o di un’email di natura personale. Quando lo sguardo viene catturato dall‘icona di notifica, come per magia, qualsiasi concentrazione sfuma. Disattivare le notifiche di alcune app,completamente o solo per periodi limitati, aiuta a combattere la tentazione. Per quanto riguarda i meeting, la cosa migliore è introdurre un divieto circa l’uso degli smartphone. Un piccolo trucco per assicurarsi di non essere tentati dalle notifiche quando lavoriamo a un progetto che richiede grande concentrazione è quello di impostare il telefono in modalità aereo o attivare l’opzione ‘Do not Disturb’. In questo modo non arriveranno più notifiche e  non rischieremo di essere distratti dall’improvviso illuminarsi dello schermo del telefono.

Killer numero 6: lo squillo del telefono

Quando si tratta di reperibilità telefonica, la maggior parte dei professionisti si trova di fronte a un dilemma: da un lato è necessario rimanere raggiungibili per clienti e collaboratori, dall’altro non si vuole essere costantemente distratti dallo squillo del telefono. Il problema si pone anche durante i meeting, poiché nel corso di una riunione non è certo possibile rispondere alle chiamate in arrivo. Per risolvere questo dilemma però è sempre possibile affidarsi a un servizio di segretariato virtuale,  che si occupi di gestire le chiamate quando il professionista è impegnato. Questo permette di concentrarsi pienamente sul compito da svolgere, senza sensi di colpa dovuti alla necessità di essere reperibili.

Killer numero 7: tecnologie superate

Per la maggior parte delle aziende italiane, il cammino verso la digitalizzazione è ancora lungo. Abbiamo tutti avuto a che fare con il classico computer che impiega cinque minuti per avviarsi e che da solo rappresenta una perdita di tempo e un ostacolo per la motivazione.  Per i liberi professionisti, investire nelle nuove tecnologie può voler dire massimizzare la motivazione e il rendimento dei dipendenti. Con l’aiuto degli strumenti digitali, attività come l’amministrazione del personale, la contabilità, l’organizzazione del personale e la condivisione delle informazioni possono essere rese molto più efficienti, liberando tempo da impegnare nel lavoro vero e proprio.

In conclusione: è necessario individuare ed eliminare i killer della produttività

Difendersi dai killer della produttività è possibile,  ma poiché ciascuno di noi reagisce diversamente a stimoli diversi,  è importante analizzare quotidianamente come possiamo migliorare gli spazi e l’ambiente di lavoro in modo da raggiungere il massimo rendimento possibile.