Assumere una segretaria personale: quando, come e perché

Molti professionisti gestiscono la propria attività in completa autonomia: si occupano di contabilità, gestiscono da sé la propria agenda appuntamenti, rispondono al telefono da soli. Una scelta che molto spesso è dettata dall’impossibilità di sostenere materialmente i costi fissi determinato dall’assunzione una segretaria personale.
È questo il caso di molti amministratori condominiali e agenti immobiliari, ma anche di molti avvocati e commercialisti.

Oltretutto, simili attività professionali sono caratterizzate da imprevisti, telefonate improvvise, e costanti oscillazioni nel numero delle richieste mensili da parte dei clienti. Fatto, questo, che impedisce di calcolare con precisione il tempo impiegato a gestire le telefonate, e che quindi rende ancora più difficile capire se valga la pena o meno assumere una segretaria personale.

Anche chi si affida a sistemi gestionali per lo svolgimento di funzioni amministrative, arriva però prima o poi alla conclusione che il tempo impiegato a gestire il software gestionale potrebbe utilizzarlo per svolgere la sua attività in maniera più diligente e per distinguersi dalla concorrenza dimostrando di avere “qualcosa in più”. Essere efficienti e competitivi allo stesso tempo, quando si ha già un discreto portfolio clienti, non è però materialmente possibile, per ovvia mancanza di tempo. Quei professionisti che si ostinano a gestire il proprio lavoro completamente da soli, rischiano quindi alla lunga di vedersi superati dai concorrenti, magari professionisti più giovani e anche meno esperti.

Se assumere una segretaria personale nel senso tradizionale del termine non è sempre una scelta fattibile per un professionista, assumere una segretaria personale a distanza appare in molti casi una scelta più oculata. Almeno fino a quando l’attività non avrà raggiunto un numero di clienti tale da giustificare la presenza di una segretaria sul posto, una segretaria a distanza può occuparsi della gestione delle telefonate, di inoltrare le richieste dei clienti al professionista, di comunicare informazioni importanti a chi chiama, fornire supporto, o fissare e modificare appuntamenti sull’agenda del professionista. Rispetto all’assunzione di una segretaria personale tradizionale, questa scelta ha dei vantaggi sostanziali: i costi sono flessibili e si adattano al numero delle telefonate ricevute; ai clienti viene garantita una reperibilità continuativa dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 20:00; per chi svolge attività in cui viene prevista l’assistenza al cliente anche in orario notturno o nel fine settimana, il servizio di segretariato a distanza è disponibile anche 24h su 24. Il tutto senza far mancare ai clienti una risposta personalizzata e altamente professionale.

Quando poi la crescita dell’attività giustificherà l’assunzione di una segretaria in sede, sarà possibile ottimizzare l’impiego del personale combinando ad esempio una segretaria part-time con una segretaria a distanza attiva nel resto della giornata. Una soluzione, questa, che permette di far fronte senza preoccupazioni anche alle situazioni impreviste, come le assenze per motivi di malattia. Altre volte per un professionista la scelta di non assumere una segretaria personale è dovuta alla complessità burocratica determinata da una simile scelta: qual è il modo migliore di instaurare un contratto di collaborazione? Con quale tipologia di contratto è preferibile assumere una segretaria? Sono domande alle quali non c’è una risposta sola, ovviamente.

Sono ben pochi i professionisti che assumono una segretaria direttamente con un contratto a tempo indeterminato. I più optano per formule di contratto più flessibili, come i praticantati e gli apprendistati, che permettano di valutare il modo in cui la segretaria lavora e se valga la pena tenerla. Praticantati e apprendistati sono comunque regolati dalle disposizioni dell’ordine di appartenenza di ciascun professionista, che dettano a seconda dei casi regole e condizioni differenti. Per i professionisti che sono indecisi sul da farsi, la catena burocratica che si innescherebbe al momento della scelta di assumere una segretaria funziona il più delle volte da deterrente.

Anche in questo caso rivolgersi a un fornitore di servizi di segreteria a distanza aiuta a semplificare il processo di assunzione, sia da un punto di vista burocratico che fiscale, in quanto non vincola il professionista al versamento dei contributi né al pagamento di ferie o malattie. È infatti l’azienda fornitrice a farsi carico della cura del rapporto contrattuale con le sue segretarie dipendenti, che mette poi a disposizione del professionista. Di fatto quest’ultimo incarica l’azienda fornitrice di svolgere determinate mansioni per suo conto, per altro secondo una formula contrattuale che – nel nostro caso, ad esempio – prevede la possibilità di disdetta giornaliera per i primi due mesi, e la possibilità di recesso a cadenza mensile per i mesi successivi.

Ricapitolando quindi, ecco i nostri 3 consigli per chi sta pensando di assumere una segretaria:

• Quando

  se ti sei già posto la domanda se valga la pena o meno assumere una segretaria, significa che qualcosa nel modo in cui gestisci il tuo lavoro non ti permette di svolgere le tue mansioni nel miglior modo possibile. Anziché rimandare la decisione a un momento non ben definito, inizia a ricercare le possibili soluzioni.

• Perché

  Cerca di fare una stima approssimativa delle telefonate che gestisci in un mese e calcola il tempo impiegato a svolgere mansioni ripetitive che non ti permettono di dedicarti alla crescita della tua attività. Il Perché dovresti assumere una segretaria ti sarà subito chiaro. Se pensi che sia ancora troppo presto per te, cerca soluzioni alternative a quelle tradizionali. Un servizio di segretariato esterno, ad esempio, ti permette di accedere agli stessi standard di qualità di una segretaria esperta ma a costi notevolmente ridotti. Fino a quando non avrai bisogno di un’assistente fisicamente presente sul posto, questa è sicuramente la scelta più adatta.

• Come

  Prima di assumere una segretaria, valuta per prima cosa il volume del tuo portfolio clienti. Se pensi che sia ancora presto per assumere una segretaria personale a tempo pieno, rivolgiti in un primo momento a un fornitore di servizi di segretariato. Con la crescita della tua attività potrai sempre valutare in un secondo momento di assumere una segretaria personale, magari combinando una formula part-time all’impiego di un servizio di segreteria a distanza.