Assistente Virtuale: come scegliere quella giusta per la tua attività

Grazie alla tecnologia dell’informazione e della comunicazione un’assistente remota è oggi in grado di tenere le redini dell’ufficio di un imprenditore senza risiedervi. Di qui l’appellativo di “virtual office manager” con cui viene spesso indicata un’assistente virtuale. Vediamo la storia e l’evoluzione di una delle figure professionali più significative della rivoluzione digitale. 

Definizione e nascita della professione di Assistente Virtuale

L’assistente virtuale è una persona che svolge le mansioni di una segretaria, ma che offre le sue prestazioni da remoto, lontano dal professionista per cui lavora. La professione di assistente virtuale, in inglese “virtual assistant” o VA, ha una storia molto particolare e interessante: proprio come il personaggio di un film di fantascienza, nasce nella dimensione digitale dell’informatica, per poi convertirsi solo in seguito in una figura in carne e ossa.

Con assistente virtuale si definivano inizialmente soltanto quei software che dialogano con gli interlocutori umani allo scopo di guidarli in determinate operazioni informatiche: ancora oggi, tanto per capirci, questi programmi vengono integrati ai siti internet o ai sistemi informatici per facilitarne la navigazione. A questo proposito basti pensare alle recenti Cortana di Microsoft e Siri di Apple, o alla nuovissima Viki, l’assistente vocale annunciata pochi giorni fa da Nokia, le cui funzionalità sono ancora tutto un mistero. Assistenti virtuali con nomi femminili, quindi, che già in qualche modo prefigurano l’evoluzione successiva della professione.

È negli anni 90 che l’assistente virtuale diventa una professione vera e propria: il passo in questo senso è stato decisamente breve. L’evolversi della tecnologia informatica e del Web 2.0 ha velocizzato la comunicazione e ne ha ridotto anche i costi, facilitando la fruizione di tutto quell’insieme di servizi cui fa capo un’assistente virtuale. Grazie a una connessione internet una segretaria in remoto può gestire le email di un professionista, può riceverne le chiamate attraverso un trasferimento di chiamata, e gestire il suo portfolio clienti dietro condivisione di pochi dati personali.

Assistente virtuale per professionisti e piccole imprese

Ma cosa può fare, nello specifico, un’assistente virtuale? Come abbiamo appena visto, una segretaria virtuale può gestire la posta elettronica, rispondere alle telefonate, tenere l’agenda appuntamenti e organizzare eventi e presentazioni per conto del professionista per cui lavora. O sarebbe meglio dire dei “professionisti”, dal momento che solitamente l’assistente virtuale lavora per più di un cliente contemporaneamente. Il tutto è reso possibile da evoluti software che permettono di condividere informazioni e coordinare flussi di lavoro in maniera agile e sicura.

In alcuni casi tra le mansioni dell’assistente virtuale rientra anche la gestione della contabilità. Questo è possibile grazie a gestionali che permettono di generare fatture e gestire pagamenti da remoto. Una particolare formazione permette inoltre alle assistenti virtuali di occuparsi anche degli aspetti legati al marketing, come la gestione dei canali social, la creazione di contenuti online per siti e blog, o la creazione di presentazioni, report e documenti per conto del cliente.

Ed è così che la figura professionale dell’assistente virtuale è andata, in un certo modo, a cambiare le dinamiche e la struttura delle piccole e media imprese e l’organizzazione del lavoro dei liberi professionisti: le attività che non richiedono l’intervento diretto di un responsabile possono ora essere delegate, cosa che permette non solo di snellire i processi interni ma anche di assicurarsi un notevole risparmio, come vedremo fra poco.

Assistente virtuale: freelance o dipendente?

Molte assistenti virtuali lavorano da casa e svolgono la professione in qualità di freelance, altre preferiscono invece lavorare alle dipendenze di aziende che offrono servizi di segretariato in outsourcing. Quando ci si trova di fronte alla decisione di dover assumere un’assistente virtuale, è quindi preferibile orientarsi verso un’assistente freelance o verso un’azienda di outsourcing? In realtà non c’è una risposta univoca a questa domanda, dal momento che molte assistenti virtuali che lavorano da casa offrono livelli di professionalità davvero alti. Chi si orienta verso questa scelta, tuttavia, farebbe bene a verificare la formazione dell’assistente virtuale freelance. Una delle istituzioni più riconosciute in Italia è AssistentiVirtuali.org, sito ideato dall’assistente virtuale Mary Tommaso che organizza regolarmente corsi per assistenti virtuali e office manager.

Un altro aspetto da chiarire prima di assumere un’assistente virtuale freelance sono i sistemi gestionali e i software che utilizza per svolgere il proprio lavoro. Questo permette a chi assume di evitare problemi di incompatibilità (file non leggibili, condivisioni non riuscite, etc.) e di accertarsi della stabilità e sicurezza delle soluzioni software utilizzate dalla propria assistente. Ci sono siti che offrono ottime panoramiche dei software per gestire il lavoro da remoto. Date un’occhiata in giro, leggete molte recensioni ed eventualmente consigliate alcune di queste soluzioni alla vostra assistente freelance.

Chi decide invece di orientarsi verso la scelta di un servizio di segretariato in outsourcing potrà risparmiarsi questo lavoro di ricerca preliminare e contare su standard di qualità consolidati. Le assistenti virtuali che lavorano alle dipendenze di un’azienda, infatti, seguono regolarmente training formativi, utilizzano software collaudati, seguono orari di lavoro non sfiancanti, cosa che assicura sempre il rispetto degli standard richiesti dal cliente. Inoltre le aziende di servizi di segretariato dispongono di personale che può alternarsi nelle attività di gestione, cosa che conferisce non solo una maggiore efficienza (mansioni diverse possono essere svolte contemporaneamente da più assistenti virtuali) ma anche una maggiore copertura in termini di orari.

Tutto questo offre al professionista un maggiore livello di sicurezza e un minor investimento di tempo, anche se come detto a livello di qualità dei servizi forniti molte assistenti virtuali esterne non sono da meno.

Un discrimine importante quando si sceglie l’azienda fornitrice di servizi di segretariato esterni è sapere se il software che utilizzano sia stato sviluppato internamente o no. Questo fatto è decisivo nel caso in cui dovessero verificarsi problemi tecnici: l’azienda che ha un team di sviluppatori interno può infatti garantire maggiore prontezza e più efficacia nella soluzione dei problemi temporanei, evitando la perdita e la diffusione di dati sensibili.

Quali sono i costi di un’assistente virtuale

La figura dell’Assistente virtuale si impone oggi soprattutto laddove è necessario ridurre e ottimizzare i costi: la VA non è una dipendente fissa e non richiede uno spazio fisico reale, ma fornisce prestazioni on demand da casa o dal proprio ufficio. Grazie alla sua figura si abbattono diversi  costi fissi, e l’azienda o il professionista che ne usufruiscono pagano soltanto in base ai servizi che vengono effettivamente forniti.

Volendo quindi fare un paragone con una segretaria tradizionale, un’assistente virtuale permette di risparmiare circa il 90% dei costi. A venir meno infatti non sono soltanto i costi dello stipendio fisso, ma anche quelli relativi all’acquisto delle licenze per il software da utilizzare, all’affitto degli uffici, o ai canoni delle linee telefoniche e di internet.

Per avere un’idea dei costi reali di un’assistente virtuale può essere utile dare un’occhiata ai fornitori di servizi di virtual office, che mettono a disposizione pacchetti basati sul consumo effettivo e rendono possibile un’alta personalizzazione del servizio. Oltre all’aspetto economico, altri criteri per scegliere il giusto fornitore di servizi di segretariato sono costituiti dalla varietà dei servizi offerti e dalle garanzie fornite in termini di sicurezza e di formazione del personale.

Perché l’assistente virtuale non si trova tramite colloquio, e risparmiare non significa perdere in qualità! Orientarsi verso la scelta di un virtual office può assicurare una gestione professionale e precisa della comunicazione, sia telefonica che elettronica, con i vostri clienti. Se necessario, inoltre, vi sarà possibile affiancare i servizi di un’assistente virtuale a un servizio di domiciliazione o all’utilizzo di uffici a pagamento: un pacchetto completo, quindi, per il vostro nuovo ufficio virtuale.

Se volete altri consigli su come orientarvi nella scelta di un’asssistente virtuale, potete leggere anche questo post:

5 motivi per convincerti del fatto che hai bisogno di un’assistente virtuale