Alla ricerca del tempo sprecato: la gestione degli appuntamenti

Quanto tempo dedichi, nel corso della tua giornata lavorativa, a concordare appuntamenti e fissare meeting? Secondo i più recenti studi, troppo.

Quando si parla di produttività sul lavoro ci si concentra spesso sul tema della gestione del tempo e su come evitare lo spreco di ore preziose rappresentato, ad esempio, da riunioni non necessarie. Specialmente nel contesto di aziende e studi professionali, infatti, oltre il 15% della giornata lavorativa dei dipendenti è occupato da meeting del tutto inutili. Ma non è solo la partecipazione a un numero eccessivo di riunioni a minare la produttività, anche la stessa pianificazione di meeting e appuntamenti occupa una considerevole quantità di tempo che potrebbe essere impiegato in attività più produttive.

Il costo nascosto di riunioni e appuntamenti

Uno studio commissionato da Doodle, azienda produttrice di uno dei più diffusi software per la gestione di meeting e appuntamenti, ha messo in luce che per la maggior parte dei professionisti intervistati la pianificazione degli appuntamenti e dei meeting occupa quasi cinque ore a settimana.

Cinque ore alla settimana che si traducono in oltre 250 ore all’anno dedicate a scambi di email, messaggi o telefonate al solo scopo di coordinare i propri impegni con clienti e colleghi per trovare una data e un orario convenienti per entrambi, una quantità di tempo che rappresenta un’enorme perdita sia in termini di produttività che di guadagni, poiché ogni ora impiegata a fissare appuntamenti e riunioni è un’ora che avrebbe potuto essere dedicata al proprio lavoro.

Abbiamo già parlato di come saper gestire il proprio tempo sia una qualità indispensabile in ambito lavorativo e al contempo una delle più sottovalutate. Saper gestire il proprio tempo significa prima di tutto riconoscerne il valore per poterlo impiegare al meglio, dedicandolo a ciò che è realmente importante ed evitando, ad esempio, di sprecarlo in lunghe telefonate o scambi di email dedicati a concordare la data o l’orario di un appuntamento con un cliente o un consulente.

Ma come far fronte alla necessità di coordinare e pianificare appuntamenti, senza perdere preziose ore lavorative? Una soluzione è quella di delegare la gestione della propria agenda, affidandosi a servizi pensati proprio per venire incontro alle necessità di pianificazione degli appuntamenti dei propri utenti.

Una soluzione personalizzata per ogni realtà professionale

Il servizio di gestione degli appuntamenti di Segretaria24 si occupa di pianificare meeting e appuntamenti per conto dei propri clienti, secondo le esigenze e le indicazioni del cliente stesso. Le funzionalità di gestione degli appuntamenti sono integrate con i servizi di segretariato e permettono di condividere la propria agenda con Segretaria24 per far sì che appuntamenti e riunioni vengano concordati in base alla disponibilità giornaliera definita dall’utente. Questo fa sì che anche nei giorni festivi o durante le ferie sia possibile offrire ai propri clienti un servizio di prenotazione degli appuntamenti comodo e professionale e che non ci si debba preoccupare di riorganizzare la propria agenda al momento del ritorno al lavoro.

Dopo aver fissato un appuntamento, la segretaria si occuperà di inviare all’utente un messaggio per avvisarlo (via email, SMS o tramite l’applicazione gratuita per smartphone) e aggiornerà il calendario condiviso, in modo da evitare eventuali sovrapposizioni di impegni. Su richiesta dell’utente, il servizio di gestione dell’agenda di Segretaria24 può occuparsi di mandare un promemoria dell’appuntamento programmato o di fissare un nuovo appuntamento nel caso si renda necessario annullare quello preso in precedenza.

Delegare la pianificazione degli appuntamenti a Segretaria24 è il modo migliore per assicurarsi la tranquillità necessaria a svolgere al meglio il proprio lavoro, contribuendo a trasmettere ai proprio clienti un’immagine professionale e risparmiando al tempo stesso sui costi legati all’assunzione di una segretaria o di un assistente personale in carne e ossa.

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