5 attività da delegare a un servizio di segretariato a distanza

Un servizio di segretariato a distanza può aiutarci a ottimizzare il nostro tempo, soprattutto se adottiamo l’abitudine di delegare alla segretaria i compiti organizzativi che ogni giorno ci sottraggono minuti preziosi.

Ma una volta deciso di affidarci a un servizio di segretariato in remoto e scelto il fornitore più adatto, come usare al meglio il servizio? Ecco una lista dei cinque incarichi principali da delegare a una segretaria a distanza.

1) Gestione delle telefonate in entrata

Lo squillo del telefono è una delle principali fonti di distrazione in ufficio e una delle più importanti da eliminare per aumentare la propria produttività, perciò la prima cosa da delegare a un servizio di segretariato a distanza sono le telefonate in arrivo.

Per liberarsi dalla tirannia dello squillo è sufficiente scegliere un messaggio di benvenuto, che la segretaria userà per accogliere chi chiama, e decidere quali informazioni vogliamo siano comunicate a chi ci sta cercando, per esempio gli orari in cui siamo disponibili. Possiamo anche scegliere se far gestire ogni chiamata alla segretaria a distanza o attivare il trasferimento di chiamata verso il servizio soltanto in specifici momenti della giornata, ad esempio quando siamo con un cliente o quando ci troviamo in riunione.

2) Gestione delle telefonate in uscita

Quanti sanno che è possibile affidare alla segretaria a distanza anche la gestione delle chiamate in uscita? Purtroppo una delle funzionalità più utili offerte dai servizi di segretariato a distanza è anche una delle più sconosciute, ma incaricare la segretaria in remoto di effettuare chiamate al posto nostro può farci guadagnare tempo prezioso.

Una segretaria a distanza può occuparsi di chiamare per noi clienti o fornitori per comunicare  informazioni come il cambio di indirizzo o i dettagli di un incontro programmato in agenda, ma può anche chiamare per noi il servizio assistenza di un’azienda o inoltrare un reclamo, risparmiandoci ore di attesa al telefono.

3) Gestione degli appuntamenti

L’organizzazione degli appuntamenti e la gestione dell’agenda giornaliera sono fra le attività più costose in termini di tempo e meno produttive in termini di guadagni: organizzare una riunione con soli 4 partecipanti richiede in media 25 minuti, e il tempo necessario a organizzare un incontro aumenta esponenzialmente con l’aumentare dei partecipanti.

Anziché occuparci personalmente della gestione dell’agenda, deleghiamo al servizio di segretariato in remoto: basterà condividere il nostro calendario con la segretaria a distanza e potremo affidarle il compito di fissare (ed eventualmente spostare) per noi appuntamenti sulla base delle nostre disponibilità, aggiornando automaticamente il calendario condiviso e inviandoci un promemoria sugli appuntamenti presi.

4) Prenotazioni e ricerche su Internet

Cercare informazioni sul web è molto semplice, ma può diventare una significativa perdita di tempo quando si devono comparare più opzioni o condurre molteplici ricerche per trovare ciò che si sta cercando. Una segretaria a distanza può occuparsi di compiere al posto nostro piccole ricerche sul web e anche di effettuare prenotazioni a nostro nome: prenotare un taxi o fissare un tavolo al ristorante, così come cercare l’hotel più vicino all’aeroporto o organizzare i trasferimenti per un convegno, sono tutti compiti che possono essere affidati a un servizio di segretariato in remoto.

Se si delega la gestione della propria agenda alla segretaria a distanza, delegare anche la gestione delle prenotazioni è particolarmente vantaggioso: non solo non dovremo perdere tempo effettuando personalmente le prenotazioni, ma la nostra segretaria organizzerà spostamenti e appuntamenti sulla base delle nostre disponibilità, di fatto ottimizzando la nostra giornata lavorativa.

5) Servizio fax

Benché recentemente soppiantato dalla posta elettronica, il fax rimane uno strumento indispensabile nel mondo del lavoro: da un lato perché il fax, a differenza dell’email, ha valore legale e dall’altro perché è ancora necessario per comunicare con la Pubblica Amministrazione.

Tuttavia, nessuno desidera sobbarcarsi il costo e l’ingombro di una macchina dedicata solo alla ricezione e all’invio di fax: la soluzione perciò è delegare l’intero servizio fax alla segretaria a distanza. La maggior parte dei servizi di segretariato in remoto offre infatti la possibilità di attivare un fax virtuale con numero a scelta, permettendo così di gestire comodamente l’invio e la ricezione dei fax in modalità elettronica.