4 consigli per cominciare subito a gestire meglio il tuo tempo

Fra giornate piene di impegni, lunghe ore passate alla scrivania, scadenze e orari troppo spesso decisi da altri, la maggior parte di noi sente di non essere davvero padrona del proprio tempo. Per questo motivo abbiamo stilato una lista di consigli da mettere in pratica immediatamente per aiutarti a riprendere il controllo delle tue giornate.

1) Usa una to-do list

La lista delle cose da fare è il più semplice e il più potente strumento di produttività personale che abbiamo a disposizione. Imparare a tenere un elenco aggiornato degli impegni che vogliamo portare a termine permette prima di tutto di non affidarsi esclusivamente alla memoria, che è meno affidabile di quanto pensiamo. Secondo il neuroscienziato Daniel Levitin, autore del bestseller internazionale La mente organizzata, la maggior parte delle persone è infatti in grado di ricordare contemporaneamente tre o quattro impegni al massimo: superato questo limite si assiste a un sovraccarico delle capacità cognitive. Tenere una to-do list consente invece di dare un ordine e uno spazio fisico a tutto ciò che richiede la nostra attenzione e ci aiuta così a liberare spazio ed energie mentali: numerosi studi hanno dimostrato che quando si hanno molti impegni, pianificare la loro esecuzione diminuisce il carico cognitivo e facilita la concentrazione. 

Le regole per stilare una to-do list sono semplici: scrivi ogni mattina un elenco degli impegni della giornata, suddividendo in passaggi più piccoli i progetti più lunghi e complessi, e assegna a ciascuno di questi un livello di priorità o un ordine di esecuzione.

2) Evita il multitasking

Niente sembra più produttivo di fare due cose insieme, giusto? In realtà, nonostante la diffusa convinzione che sia possibile dividere la propria attenzione fra due o più attività contemporanee, la ricerca scientifica ha più volte dimostrato che la mente umana non è capace di un vero e proprio multitasking. Quando si fanno più cose contemporaneamente la nostra attenzione non viene distribuita fra le diverse attività, ma al contrario passa rapidamente dall’una all’altra per tutto il tempo, costringendo le nostre facoltà cognitive a un inutile superlavoro che porta a commettere un maggior numero di errori in entrambe le attività e che si riflette negativamente anche sulla capacità di concentrazione e di problem-solving. 

Per evitare la trappola del multitasking, la soluzione proposta dai neuroscienziati è quella di abituarsi a fare una cosa alla volta, praticando consapevolmente il single-tasking.

3) Impara a dire no

Uno dei motivi per cui molti di noi si trovano con giornate fitte di impegni sono le richieste che arrivano da coloro che ci circondano, siano essi i nostri colleghi, i nostri clienti o i nostri cari. Per la maggior parte delle persone è molto difficile dire no a una richiesta diretta per il timore di apparire egoisti o di rivelarsi non all’altezza delle aspettative altrui,  in particolar modo in ambito lavorativo. Tuttavia essere in grado di rifiutare un incarico o un favore, quando necessario, è una delle capacità più importanti per riuscire a mantenere il controllo sul proprio tempo e non rischiare di compromettere il proprio benessere personale. Acconsentire a ogni richiesta non fa solo lievitare il numero di impegni quotidiani e la quantità di tempo dedicata a portarli a termine, ma causa anche un aumento dei livelli di stress che può finire per renderci più irritabili, più ansiosi e meno produttivi.

Di fronte a richieste che esulano dalle nostre competenze o che ci mettono a disagio, abituiamoci a dire no educatamente ma con fermezza. Evitiamo di fornire spiegazioni troppo dettagliate, che rischiano di suonare come scuse, ed esprimiamo invece il nostro rifiuto con chiarezza, meglio se offrendo una soluzione alternativa.

4) Difenditi dai ladri di tempo

Qualsiasi strategia di gestione degli impegni è destinata a fallire se non facciamo tutto il possibile per eliminare le potenziali distrazioni e interruzioni che rischiano di mandare all’aria i nostri piani per la giornata. Il primo passo è limitare le fonti di distrazione più ovvie, che sono generalmente anche sotto il nostro diretto controllo: silenziamo la suoneria e le notifiche dello smartphone o delle applicazioni di messaggistica ed evitiamo a ogni costo di controllare in maniera compulsiva la casella di posta elettronica mentre stiamo lavorando o nei momenti di pausa.

Anche se la nostra vita professionale rende necessario rimanere reperibili per la maggior parte della giornata, possiamo comunque mitigare l’impatto di chiamate e messaggi in arrivo, delegandone la gestione a un servizio di segretariato a distanza. Così facendo, un team di segretarie qualificate si occuperà di ricevere e filtrare le comunicazioni al posto nostro, inoltrandoci soltanto quelle davvero importanti e permettendoci di lavorare indisturbati o di godere appieno dei momenti di riposo. Un buon servizio di segretariato remoto può anche occuparsi di gestire appuntamenti e prenotazioni a nostro nome, regalandoci così più tempo da dedicare a noi stessi e al nostro lavoro.