Vuoi far crescere il tuo business? Analizza l’archivio delle chiamate

Lo storico delle chiamate, ossia l’elenco delle telefonate effettuate o ricevute dalla nostra azienda, è una preziosa fonte di informazioni sullo stato della nostra attività e un potente strumento per migliorare il nostro business.

Le informazioni nascoste nell’archivio chiamate

Raramente pensiamo allo storico delle chiamate, e soprattutto delle chiamate in entrata, come a uno strumento da utilizzare per migliorare la gestione del lavoro e aumentare la soddisfazione dei clienti. In realtà, più dati riusciamo a raccogliere sui diversi aspetti della nostra attività, più accurata sarà la nostra comprensione dei nostri punti di forza e dei problemi sui quali è necessario intervenire.

Ovviamente, i dati da soli non bastano. Per poter trarre il massimo beneficio dai dati che si raccolgono è necessario sapersene servire, ossia saperli analizzare, per individuare problemi che necessitano di essere risolti o opportunità che possono essere sfruttate per far crescere il proprio business. Come possono esserci utili, a questo scopo, i dati dell’archivio chiamate?

Dal punto di vista manageriale, un’attenta analisi dell’archivio chiamate permette di evidenziare le necessità del personale in relazione alla gestione dei carichi di lavoro, ma è utile anche per valutare i livelli di produttività e di competenza del personale che si trova a stretto contatto con i clienti.

Nell’ambito dell’assistenza e dei servizi al cliente, l’archivio delle chiamate può aiutarci a identificare i clienti che si rivolgono più spesso al servizio assistenza e le problematiche che li spingono a chiamare con maggiore frequenza, permettendo di elaborare e implementare strategie ad hoc per migliorare la customer retention.

Per quanto concerne le vendite, l’analisi della chiamate in uscita è uno strumento indispensabile per poter valutare l’efficacia del proprio reparto sales e monitorarne l’andamento. Lo stesso vale per le chiamate indirizzate ai servizi post-vendita, indispensabili per costruire e preservare il rapporto di fiducia creatosi fra cliente e azienda dopo l’acquisto di beni o servizi.

Anche nell’ambito del marketing, le chiamate in entrata possono fornirci informazioni preziose: pensiamo alla comodità di associare numeri di telefono alle campagne promozionali per valutarne l’efficacia. Oltre a darci una chiara idea del successo della nostra campagna, i dati sulle chiamate ricevute ci forniscono importanti informazioni sugli orari e le modalità con cui gli utenti si mettono in contatto con l’azienda a seguito di una campagna promozionale (in quale momento della giornata vengono effettuate più chiamate verso il numero associato alla campagna? Vengono effettuate più chiamate tramite cellulare o da telefono fisso?).

Infine, l’archivio chiamate rappresenta una vera e propria miniera di informazioni sui nostri clienti e sul rapporto che hanno con il nostro business: dalle informazioni di contatto, alle problematiche ricorrenti, alle opinioni espresse sui prodotti o i servizi acquistati.

Il servizio di archivio chiamate di Segretaria24

L’archivio chiamate non è altro che lo storico di tutte le telefonate che il servizio di segretariato virtuale ha gestito per conto del cliente. L’archivio viene aggiornato in tempo reale ed è accessibile sia per mezzo dell’applicazione per smartphone di Segretaria24 che tramite il portale clienti del sito.

Accedendo allo storico delle chiamate, è possibile ottenere informazioni sul chiamante e sul motivo della chiamata, nonché sullo stato della chiamata stessa (nel caso, ad esempio di chiamate urgenti), oltre a dettagli sui messaggi lasciati dal chiamante, appuntamenti o altre informazioni raccolte dalla segretaria.

Dall’archivio chiamate è inoltre possibile lasciare un feedback per la segretaria che ha gestito la chiamata. I feedback lasciati dagli utenti vengono utilizzati dal sistema di smistamento delle telefonate per assegnare una priorità più alta alle segretarie alle quali l’utente ha lasciato i feedback migliori. In questo modo, saranno sempre le segretarie preferite dall’utente a gestire le chiamate per suo conto.

Per scoprire tutti i vantaggi del servizio di consultazione dell’archivio chiamate e degli altri servizi di segretariato virtuale, approfitta subito della prova gratuita o richiedi una consulenza personalizzata.