Una voce per molte imprese: una segretaria virtuale si racconta 

Se c’è una cosa negativa che la digitalizzazione del lavoro ha introdotto in Europa, questa è la difficoltà che molte nuove figure professionali – quelle figlie della rivoluzione hi-tech – incontrano nello spiegare agli altri in cosa consista esattamente il proprio lavoro. La professione della segretaria virtuale o “virtual assistant” è una di quelle che solitamente richiedono più di un tentativo di spiegazione, e che spesso lasciano spazio a sguardi basiti e attoniti di nonne e zie.

Ecco perché siamo andati a chiedere a una “insider” di aiutarci a gettare luce su una delle professioni più diffuse degli ultimi anni. Abbiamo il piacere di pubblicare l’intervista a Valeria Izzo, segretaria virtuale di Segretaria24.it.

Parlaci di te. Qual è il tuo background?

Sono arrivata a Berlino tre anni fa con il mio compagno. In Italia ho lavorato come assistente, segretaria, insegnante d’inglese e come organizzatrice di corsi di formazione per parrucchieri. Da turista Berlino mi è sempre piaciuta molto e, volendo lasciare l’Italia, la decisione di venire qui è stata naturale.

Come hai iniziato a lavorare come segretaria virtuale?

Lavoravo come agente al supporto tecnico di un’azienda di telefonia e cercavo qualcosa in un ambito diverso, quando un amico mi disse di aver sostenuto un colloquio con Segretaria24 e mi consigliò di candidarmi. Ho iniziato a lavorare come segretaria virtuale due anni fa.

Quando si dice “segretaria virtuale” molti non hanno idea di cosa si stia parlando. Hai mai avuto delle difficoltà nel far capire agli altri in cosa consista il tuo lavoro?

Spesso. Quando dico alle persone che lavoro faccio, solitamente credono che io lavori da casa per una persona o un’azienda specifica. Dico loro di immaginare il lavoro delle segretarie e dei segretari di studi legali, medici e di aziende di vario tipo, solo che a rispondere per questi studi o aziende è sempre la stessa persona e da un unico ufficio, e che quella persona sono io. Penso sia il modo migliore per dare un’idea più precisa di cosa sia il mio lavoro.

Il lavoro telefonico è spesso associato allo stress. Hai delle strategie per gestire situazioni particolarmente pesanti?

Caratterialmente sono molto calma e paziente e cerco sempre di evitare lo scontro con i chiamanti, ma le situazioni difficili possono sempre capitare. In quei casi cerco di pensare al fatto che la telefonata finirà comunque a breve, e che le successive saranno sicuramente più semplici da gestire.

Cos’è che ti stimola di più nel tuo lavoro come segretaria virtuale?

La varietà dei clienti per i quali rispondiamo. Il mio è un lavoro  che prevede comunque un certo grado di ripetitività, e il fatto di gestire telefonate così diverse tra loro aiuta a viviere meglio il tempo al telefono.

Qual è stata la tua telefonata più divertente fino ad ora?

Quella con un signore (dalla voce sembrava essere piuttosto anziano), che prima di concludere la telefonata mi fece timidamente i complimenti per la voce. Sembrava un signore d’altri tempi che si imbarazza un po’ ad essere galante. In generale, tutte le telefonate in cui i chiamanti non sono sicuri se io sia una persona o un nastro registrato e cercano conferma all’una o all’altra ipotesi dicendo “Pronto?” con voce insicura.

… e quella più difficile da gestire?

Trovo sempre faticoso gestire la maleducazione, perché non ha limiti e non sai mai cosa aspettarti. Sono difficili, ad esempio, le telefonate nelle quali i chiamanti vogliono solo avere le informazioni cui sono interessati, e non prestano attenzione alle domande loro porte, o, peggio ancora, ti interrompono continuamente senza capire che con quelle domande stai facendo il tuo lavoro e stai tentando di aiutarli.

Nomina tre oggetti che tieni sulla tua scrivania: cosa dicono di te?

L’acqua, il burro di cacao per le labbra e la crema per le mani. Parlando in continuazione bocca e labbra si seccano molto e le mani, che sono un altro importante strumento di lavoro, mi piace tenerle sempre morbide e profumate. Questi tre oggetti indicano che sul luogo di lavoro mi piace avere intorno quello che mi fa lavorare quanto più comodamente possibile.

La giornata di lavoro perfetta finisce con… ?

Una telefonata con un chiamante estremamente gentile  e collaborativo.