Primi passi da freelancer: la gestione del tempo

Una delle qualità più importanti per un freelancer è la capacità di gestire il proprio tempo in maniera efficiente: carichi di lavoro eccessivi o mal ripartiti, distrazioni frequenti e un approccio disorganizzato agli impegni lavorativi possono facilmente ripercuotersi in modo negativo sulla qualità del lavoro e della vita.

Il primo passo verso un’organizzazione produttiva del lavoro è conoscere le nostre abitudini, ossia come impieghiamo il tempo passato alla scrivania. Per farlo, basterà prendere nota delle nostre attività lavorative nel corso della giornata (pause comprese) per almeno una settimana.

Una volta monitorate le nostre attività quotidiane, sarà semplice individuare quali di queste occupano la maggior parte del nostro tempo e calcolare le ore dedicate a ciascuna attività. Potremmo scoprire, come emerso da uno studio del McKinsey Institute, che passiamo un terzo della nostra settimana lavorativa a controllare e gestire la posta elettronica o che un progetto ha richiesto più tempo di quanto avevamo inizialmente stimato.

Migliorare la produttività

La maggior parte dei freelancer si trova a dover gestire più progetti e più clienti contemporaneamente e per farlo con successo è necessario essere in grado di pianificare efficacemente il lavoro e di individuare le priorità alle quali dare la precedenza.

Un’occhiata ai dati che abbiamo raccolto ci permetterà di identificare immediatamente i nostri errori organizzativi: potremmo accorgerci, ad esempio, che la ricerca preliminare per un progetto ha richiesto più ore di quante ne siano servite per portare a termine il progetto stesso o che abbiamo dedicato poco tempo alla pianificazione del lavoro, con conseguenti ritardi nel suo svolgimento e ripercussioni negative sulla qualità del prodotto finale.

Conoscere le nostre tempistiche di lavoro ci permette di capire i nostri limiti lavorativi e di valutare accuratamente il tempo richiesto da un certo tipo di progetto o di incarico, aiutandoci a pianificare al meglio il nostro lavoro e a stabilire scadenze appropriate, che saremo in grado di rispettare.

Facilitare la preparazione di fatture e preventivi

Sia che lavori a tariffa oraria o applicando tariffe a progetto, il compenso di un freelancer è sempre commisurato al tempo e all’impegno profusi nello svolgimento di un incarico, perciò sapere come impieghiamo il nostro tempo è di fondamentale importanza. A distanza di settimane, potrebbe essere difficile ricordare con esattezza quante ore abbiamo dedicato alla fase di ricerca relativa a un progetto ormai completato.

Un conteggio preciso delle ore lavorate ci permetterà di calcolare con facilità il nostro compenso in fase di fatturazione e ci aiuterà a stimare tariffe accurate da proporre ai clienti. Soprattutto agli inizi, infatti, può essere difficile determinare correttamente il tempo necessario a portare a termine un progetto e questo può influenzare negativamente la negoziazione con il cliente, magari facendoci accettare compensi troppo bassi o scadenze troppo ravvicinate.

Ridurre le distrazioni

Un sondaggio condotto da Scoro ha evidenziato come l’89% dei lavoratori senta di sprecare tempo ogni giorno a causa di distrazioni come riunioni, richieste da parte dei colleghi e gestione della posta elettronica.

Ogni freelancer prima o poi rischia di veder crollare la propria produttività a causa di distrazioni di vario tipo, come quelle rappresentate dai social network, che allungano le pause pranzo ben oltre i limiti previsti e fanno perdere preziose ore di lavoro.

Tenere traccia di come abbiamo impiegato il nostro tempo ci aiuta a identificare le fonti di distrazione per eliminarle più efficacemente, magari bloccando temporaneamente l’accesso a siti che sappiamo essere fonte di eccessiva distrazione con applicazioni come Cold Turkey o SelfControl.

Imparare a delegare

Un freelancer deve imparare a dedicare il proprio tempo a ciò che è realmente importante: che si tratti della preparazione e dell’archiviazione delle fatture, che può essere automatizzata con applicazioni apposite, o della gestione delle chiamate e degli appuntamenti, che può essere affidata a un servizio di segretariato virtuale, è importante individuare le attività che possiamo evitare di gestire personalmente.

Non solo assumerci un carico di lavoro eccessivo può aumentare il nostro stress e condurci al burnout, ma appoggiarci a servizi esterni può regalarci ore preziose da dedicare alla nostra attività principale, con ovvi benefici in termini di guadagni.