La segretaria a distanza compie 10 anni: bilancio di un’idea di successo

Esattamente 10 anni fa veniva fondata Segretaria24.it, la segretaria a distanza ideata dall’imprenditore berlinese Holger C. Johnson, che di lì a qualche tempo sarebbe stata ribattezzata “la segretaria del futuro”. Da quel lontano 2004 il servizio di segretariato a distanza di Johnson ha fatto passi da gigante, fino ad includere tutta una serie di servizi in outsourcing pensati appositamente per le aziende e i professionisti italiani. Oggi Segretaria24.it, più che un semplice servizio di segretariato telefonico, si presenta come una vera e propria “cassetta degli attrezzi” con la quale è possibile alleggerire il proprio lavoro, ottenere più tempo libero da dedicare alla propria crescita professionale, e – perché no – risparmiare notevoli somme di denaro.

I vantaggi della segretaria a distanza in breve

• Risoluzione dei problemi legati all’assenza del personale di segreteria
• Riduzione dei costi fissi e delle spese d’ufficio
• Snellimento e semplificazione dei processi gestionali interni
• Aumento della flessibilità aziendale
• Nessuna chiamata persa nemmeno nelle ore di punta
• Servizio al cliente migliorato grazie ad una maggiore reperibilità telefonica
• Maggiore trasparenza: aggiornamenti in tempo reale sulle richieste dei clienti

 

La segretaria a distanza migliora la reperibilità aziendale e la comunicazione con il cliente

Ogni imprenditore si trova ogni giorno di fronte al dilemma: rispondere o non rispondere al telefono? Spesso capita infatti che un cliente chiami proprio mentre siamo in riunione, o mentre siamo impegnati con un altro cliente. Rispondere al telefono in situazioni del genere può avere ripercussioni negative sulla nostra immagine professionale, e questo per due motivi: da un lato quando ci troviamo in presenza di un cliente importante e il telefono squilla, il fatto di rispondere può essere visto come una mancanza di considerazione o come una “scortesia”; d’altra parte, il nostro interlocutore può essere portato a pensare “come mai non ha una segretaria? Forse non può permettersela?”. Per questo motivo molti preferiscono non rispondere al telefono o attivare la segreteria telefonica quando sono impegnati. Da studi di settore è emerso però che circa il 63% dei chiamanti istintivamente riaggancia quando risponde la segreteria telefonica.

Altre volte capita che il cliente chiami e trovi la linea occupata, oppure che il telefono non prenda. Molte di queste telefonate perse si rivelano essere altrettante opportunità di lavoro sprecate.  Quel che è peggio, è che a causa di una scarsa reperibilità telefonica si finisce per perdere clienti senza nemmeno rendersene conto.

Di qui l’idea alla base di Segretaria24.it: permettere ad un professionista di essere reperibile anche quando, di fatto, non lo è.

La segretaria a distanza che si attiva con un semplice trasferimento di chiamata

La segretaria a distanza di Segretaria24.it risponde in maniera cortese e professionale a tuo nome ogni volta che desideri lavorare indisturbato, quando sei fuori ufficio o impegnato in altre attività. Quando Holger C. Johnson ideò il suo servizio di segretariato a distanza, la sua prima esigenza fu quella di renderlo accessibile e di facile utilizzo. Oggi, grazie alla sua inventiva, per poterci avvalere dell’aiuto di una segretaria a distanza non dobbiamo far altro che attivare un semplice trasferimento di chiamata, che può essere facilmente configurato direttamente dal nostro telefono e secondo le opzioni più adatte alle nostre esigenze (in caso di mancata risposta, su segnale di occupato, etc.).

Come funziona la segretaria a distanza di Segretaria24.it?

Ogni volta che un cliente ti chiama, la segretaria a distanza di Segretaria24.it risponde al telefono seguendo le tue istruzioni, registra tutti i dati di contatto del chiamante e il motivo della telefonata, e ti invia un messaggio in tempo reale (per e-mail o SMS) per tenerti al corrente delle richieste di chi ha chiamato. Anche quando non puoi rispondere al telefono personalmente, i tuoi clienti verranno accolti in maniera professionale e personalizzata, e questo farà fare un notevole salto in avanti alla tua immagine professionale. Cosa più importante: chi ti chiama non noterà che a rispondere è una segretaria esterna!

Una segretaria a distanza riduce i sovraccarichi di lavoro

In casi di sovraccarico di lavoro una segretaria a distanza di Segretaria24.it rappresenta un supporto altamente affidabile. E per chi vuole garantirsi una reperibilità ottimale, il servizio può essere attivato anche 24 ore su 24, persino durante festivi e fine settimana. In questo modo diventa possibile ottenere più tempo da dedicare alle questioni importanti e lavorare in maniera più produttiva.

Soprattutto nelle fasi in cui il personale di segreteria è in ferie o in malattia, o semplicemente in pausa pranzo, Segretaria24.it si presta ad essere utilizzata come segretariato temporaneo per fronteggiare un numero elevato di richieste o di telefonate in entrata. Oppure semplicemente come servizio di backup per garantire sempre un’accoglienza telefonica ottimale ai propri clienti.

In quanto specialista nel settore outsourcing e Leader del mercato dei servizi di segretariato a distanza, Segretaria24.it è oggi in grado di adattarsi in maniera flessibile ai ritmi lavorativi delle figure professionali più diverse e si integra perfettamente ad ogni tipologia di struttura aziendale, senza richiedere ai propri clienti conoscenze tecniche preliminari né tantomeno l’acquisto di costosi hardware o software.

Tutto questo non ti convince ancora? Prova in prima persona con il nostro live test gratuito!