I vantaggi del segretariato a distanza per le grandi imprese e organizzazioni. Intervista a Segretaria24.it

In occasione di un intervento tenuto presso la Scuola Superiore di Amministrazione Pubblica e degli Enti Locali (CEIDA), il Dott. Mauro Facondo – business coach ed esperto in comunicazione innovativa – ha intervistato la Dott.ssa Silvia Lamante, responsabile del reparto commerciale di Segretaria24.it. Al centro di questa interessante conversazione, la domanda: “ in che misura un servizio di segretariato a distanza può aiutare le grandi realtà imprenditoriali e organizzazioni ad ottimizzare la loro struttura interna, e a rendere più moderni e flessibili i servizi di segreteria?”.

Guarda la video intervista:

Ci può spiegare in poche parole chi siete e come è nata l’idea?

Molto volentieri. La nostra azienda si chiama Segretaria24.it e da oltre 10 anni fornisce servizi di segretariato a distanza per professionisti ed aziende. L’idea alla base del nostro prodotto è quella di rendere i servizi di segretariato più efficienti, più moderni e più flessibili, in modo tale che le imprese abbiano la possibilità di snellire il proprio organico e ottimizzare i costi. Cosa che con una segretaria, diciamo, “classica”, diventa più difficile.

Quindi in breve come funziona il servizio?

Il nostro prodotto chiave è la gestione delle chiamate. I nostri clienti devono semplicemente effettuare un trasferimento di chiamata (sia da una numerazione fissa che da una numerazione mobile) su un numero di telefono che noi mettiamo a disposizione. Questo numero di telefono è associato alle nostre segretarie, tramite un nostro software. In questo modo, seguendo la gestione indicata dal nostro cliente, la segretaria ha sempre la possibilità di rispondere in maniera tempestiva e di gestire le chiamate seguendo le direttive che il cliente le ha dato. Il cliente viene poi informato in tempo reale, attraverso una email e un messaggio sul cellulare, in merito alla persona che lo stava contattando.

Molto interessante. Potete quindi descrivere qualche ambito di utilizzo per supportare l’attività anche di una segreteria grande, di una grande impresa o di un ente pubblico?

Assolutamente sì. Negli enti pubblici, nelle grandi aziende o nelle grandi organizzazioni in generale, normalmente le segretarie sono delle assistenti estremamente qualificate, che si occupano anche di mansioni estremamente delicate, e che durante lo svolgimento di queste mansioni vengono disturbate in maniera costante dallo squillo del telefono. Il nostro obiettivo è proprio quello di consentire al personale in sede di occuparsi esclusivamente delle loro mansioni, delle mansioni più importanti, e di gestire noi invece l’accoglienza telefonica. Quindi l’idea è quella di proporci a supporto del personale di segreteria già presente, in modo che la comunicazione telefonica con il cliente venga gestita unicamente da noi, mentre il personale in sede può occuparsi dell’organizzazione di eventi o congressi, di mansioni in sostanza più importanti. Oltretutto, il nostro servizio può anche essere utilizzato come centralino interno, perché la nostra segretaria può smistare le chiamate che riceve ai diversi collaboratori, quindi dà la possibilità di gestire anche imprese, aziende o organizzazioni estremamente grandi.

Bene. Se possibile sarebbe interessante per l’aula e per chi ci ascolta conoscere qualche best practice, e, perché no, magari anche qualche aneddoto.

Molto volentieri. Intanto le dico che un problema che in aula forse conosceranno un po’ tutti è quello di non sapere mai quando c’è bisogno di avere un supporto telefonico, e quando invece ci si può gestire da soli. Quello che noi suggeriamo come best practice è di utilizzare il nostro servizio come supporto, ad esempio facendo in modo che il trasferimento di chiamata si attivi dopo qualche squillo, in modo tale che i nostri clienti abbiano la possibilità in qualsiasi momento di decidere se “autogestirsi”, quindi se rispondere autonomamente al telefono, o se invece far intervenire le nostre segretarie. In questo modo chiaramente si ottiene una flessibilità che una segretaria “classica”, nel senso stretto del termine, non dà.

Pur rimanendo nel tema dell’intervista, mi viene in mente in questo momento il caso degli eventi. La maggior parte delle persone oggi presenti in aula è coinvolta nell’organizzazione di grandi eventi. Il vostro servizio si può prestare per una segreteria organizzativa e operativa di un evento?

Assolutamente sì. Le nostre segretarie possono essere istruite dai nostri clienti al 100%. Possono fissare appuntamenti per i clienti, possono fornire comunicazioni e informazioni, prendere adesioni. Ad esempio abbiamo clienti che si rivolgono a noi proprio in occasione dell’organizzazione di determinati eventi; in questi casi ci forniscono tutte le informazioni relative alle date e alla struttura stessa dell’evento, e ci incaricano di prendere, tramite telefono, le adesioni dei vari partecipanti a quest’evento.

Chiarissimo. Qualche resistenza che in genere riscontrate, come la potete superare?

Diciamo che le resistenze possono venir fuori solo dal fatto che è un sistema nuovo, mentre ci sono ancora molte persone radicate al concetto di segretaria presente in ufficio, che fa le fotocopie, che porta il caffè… Ecco, noi sicuramente proponiamo un’idea estremamente innovativa di segreteria, ma anche molto più funzionale. I costi non sono minimamente paragonabili a quelli determinati da una persona normalmente impiegata in un ufficio, e la flessibilità è altrettanto differente. Le faccio un esempio banale. Se una persona, anche in un piccolo ufficio, ha una segretaria che magari va in ferie o si ammala, perché può capitare, la persona in ufficio resta scoperta. Con noi questa cosa non succederà mai, perché ci sarà sempre una persona a disposizione dei nostri clienti.

In effetti mi ha anticipato una domanda. Immagino anche che questo discorso possa essere applicabile a degli orari che non sono tradizionalmente degli orari di lavoro.

È vero. Noi diamo diverse disponibilità di orari. Diamo ad esempio una disponibilità da ufficio standard, il classico 09:00-20:00 settimanale, o anche una copertura di 24 ore su 24, sette giorni su sette. Quindi ci sono anche dei professionisti che, pur avendo una copertura telefonica durante il giorno, si rivolgono a noi per coprire l’orario notturno o il fine settimana.

In questo caso, mi corregga se sbaglio, lo vedrei più come un discorso di supporto ad una segreteria già funzionante.

Può essere l’uno o l’altro. Può essere un servizio di supporto ad una segreteria già presente, o può essere un servizio totalmente sostitutivo della figura della segretaria. Dipende dalle esigenze.

Chiarissimo. Con questa risposta conclusiva penso che possiamo concludere l’intervista a meno che voi non abbiate qualcos’altro da aggiungere.

Penso che ci siamo detti più o meno tutto, io colgo l’occasione per ringraziarla nuovamente per questa possibilità che ci ha dato, e ringrazio anche tutte le persone presenti in aula per l’attenzione. Speriamo di poterci rivolgere a voi e di poter diventare un futuro supporto anche per le vostre attività!

Ringraziamo ancora una volta il Dott. Mauro Facondo per aver contribuito ad arricchire la discussione sulle opportunità offerte da un prodotto ancora poco conosciuto come il segretariato a distanza.