Gennaio 2019: arriva l’obbligo di fatturazione elettronica

Dal prossimo gennaio entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le operazioni che coinvolgono soggetti titolari di partita Iva (Business To Business), nonché per le transazioni con soggetti privi di partita Iva (Business To Consumer).

La lunga strada verso la digitalizzazione

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria è parte di un percorso creato dall’Agenda digitale italiana per rilanciare l’economia, stimolare l’innovazione e ridurre la spesa pubblica nel nostro paese. Il primo passo è stata l’introduzione della fattura elettronica nell’ambito della Pubblica Amministrazione: l’obbligo è entrato in vigore per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale a giugno 2014, per essere poi esteso a tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione a marzo 2015.

Già a partire da giugno 2016 l’Agenzia delle Entrate ha dato la possibilità ai contribuenti di scegliere il formato digitale per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture sulla propria piattaforma online, ma è con l’entrata in vigore delle disposizioni contenute nel testo della Finanziaria 2018 che la fatturazione elettronica diventerà l’unica modalità di fatturazione consentita per tutte transazioni che coinvolgono soggetti titolari di partita IVA (con alcune importanti eccezioni). Per quanto riguarda gli acquisti tax-free da parte di residenti o domiciliati in paesi non-UE, l’obbligo di fatturazione elettronica è entrato in vigore già a settembre 2018.

Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica non è altro che è l’insieme dei processi di gestione delle fatture che vengono utilizzati per compilare, inviare e archiviare le fatture in formato digitale (chiamato fattura digitale o e-fattura).  Le fatture digitali sono molto simili a quelle tradizionali, ma anziché essere archiviate su supporto cartaceo, le informazioni vengono salvate in uno specifico formato digitale per assicurare l’intelligibilità con altri sistemi. Per compilare una fattura elettronica è perciò necessario servirsi di software in grado di creare file che rispettino i requisiti stabiliti dalla normativa, come quello messo a disposizione gratuitamente dalla stessa Agenzia delle Entrate.

Una volta compilata la fattura in formato elettronico, la trasmissione al destinatario avviene per mezzo del Sistema di Interscambio (SdI), la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che si occupa della convalida e della trasmissione delle fatture digitali.

I vantaggi del formato digitale

Passare a un sistema di fatturazione esclusivamente digitale permette di abbandonare il tradizionale processo di emissione e conservazione a mezzo cartaceo, con notevoli benefici in termini di riduzione dei costi di gestione e archiviazione dei documenti fiscali. Secondo i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, le aziende che passano alla fatturazione elettronica risparmiano tra i 7 e gli 11 euro a fattura.

Tuttavia, non è solo una questione di riduzione dei costi: l’obbligo di fatturazione elettronica ha anche il vantaggio di facilitare i controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate e di semplificare le procedure di verifica fiscale per i contribuenti, grazie alla registrazione e alla conservazione dei documenti in un formato standard che li rende facilmente accessibili da qualsiasi luogo. Inoltre, l’adozione di un sistema standardizzato per la gestione dei documenti fiscali rappresenta un passo importante per l’allineamento del sistema fiscale italiano alle direttive europee in materia di digitalizzazione.

Le aziende italiane sono pronte

I risultati di una ricerca condotta dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica eCommerce B2b del Politecnico di Milano mostrano che la maggior parte delle aziende italiane arriverà preparata all’entrata in vigore dell’obbligo: solo il 5% delle grandi aziende e il 9% delle pmi non si è ancora adeguato al nuovo sistema di fatturazione o non ha ancora pianificato il passaggio al formato digitale.

Per le aziende che non si sono ancora adeguate alla nuova normativa, il consiglio è quello di correre ai ripari al più presto, investendo nella formazione del personale amministrativo e adottando quanto prima il nuovo formato di fatturazione, senza aspettare la scadenza di gennaio. In questo modo sarà possibile assicurarsi un ampio margine di tempo a disposizione per identificare e risolvere eventuali problemi tecnici.

L’allineamento alla normativa sulla fatturazione digitale può anche diventare l’occasione per avviare processi di dematerializzazione documentale: secondo i dati dell’Osservatorio, il 50% delle grandi aziende italiane e il 34% delle pmi considera l’introduzione dell’obbligo di fattura digitale come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali e spingere all’adozione di strumenti informatici più efficienti.