Da analogico a virtuale: l’ufficio “va online”

Sono molte ormai le attività che ogni giorno svolgiamo online, dalla gestione del conto bancario all’acquisto del pranzo. Allo stesso modo anche il nostro lavoro si trasforma e da analogico diventa virtuale. Ma cosa si intende per “virtual office”? Quali tipologie di attività professionali possono trarne maggior beneficio?

Cos’è e come funziona un ufficio virtuale

Un ufficio virtuale non presuppone una sede fisica fissa ma permette al professionista di utilizzare spazi e servizi “on demand” solo per il tempo necessario o nella quantità desiderata, tagliando quindi drasticamente i costi fissi quali affitto, bollette e costo del personale. Il professionista può solitamente gestire tutti i servizi correlati dal proprio computer o smartphone/tablet, rendendo la soluzione particolarmente attrattiva per chi viaggia o ha bisogno di massima flessibilità. Un buon servizio di ufficio virtuale non manca tuttavia della componente umana: gli assistenti virtuali che gestiscono chiamate e appuntamenti sono infatti professionisti specializzati in carne ed ossa, assunti dal fornitore del servizio di “virtual office”. Grazie a corsi e training mirati, gli assistenti sono in grado di fornire un servizio di elevata qualità.

I servizi principali di un ufficio virtuale

Riassumiamo schematicamente i principali servizi inclusi in un ufficio virtuale:

• Segretariato telefonico a distanza. Assistenti multilingue gestiscono chiamate e calendari appuntamenti, anche 24 ore su 24. Per apportare modifiche o comunicare messaggi il professionista può contattare i propri assistenti via telefono o computer/app, scegliendo quindi il canale che preferisce.
• Domiciliazione postale o legale. Il professionista o imprenditore può scegliere di eleggere la propria sede legale presso gli spazi del fornitore del servizio di “virtual office” (solitamente si tratta di business center o coworking). Alternativamente può scegliere di utilizzare tale indirizzo solo come recapito postale. In questo caso lo staff in sede si occupa di ricevere, digitalizzare e archiviare o inoltrare la corrispondenza.
• Affitto di uffici temporanei o sale riunioni. Il professionista può fruire di locali arredati e attrezzati solo per il tempo desiderato e senza vincoli contrattuali, che si tratti di una riunione di un’ora o di ospitare un piccolo team per sei mesi. Inoltre, lo staff del business center o coworking svolge servizi di supporto come accoglienza degli ospiti, stampa di materiali e prenotazione di ristoranti o taxi.

Esempio d’uso di un ufficio virtuale

Alessandra è agente freelance per diverse società italiane nel settore tessuti e confezioni. Viaggia per la maggior parte del tempo e utilizza il segretariato telefonico con opzione multilingue 24h/24 per non perdere nessuna chiamata di partner o clienti internazionali. Inoltre, Alessandra ha eletto il proprio domicilio professionale presso un business center di Milano, città dove operano molti dei suoi clienti. Lo staff del business center la supporta ogni giorno nella gestione della sua corrispondenza, sia che si tratti di semplici lettere che di pacchetti contenenti campioni di tessuti. Alessandra incontra regolarmente i suoi clienti nelle sale riunioni del business center e ogni tanto, quando sceglie di non lavorare da casa, affitta un ufficio a giornata.