Come scegliere il giusto servizio di segretariato a distanza

Avvalersi dell’aiuto di una segretaria a distanza può renderci più produttivi e farci risparmiare tempo prezioso, ma come scegliere il servizio più adeguato alle nostre necessità?

Cosa si intende per segretariato a distanza?

Il segretariato a distanza è un servizio di gestione delle chiamate che si occupa di rispondere alle telefonate in entrata al posto dell’utente e di raccogliere i dati relativi alla chiamata (nome del chiamante, recapiti, motivo della chiamata), per poi inoltrarli all’utente tramite SMS, email o App dedicata.

La maggior parte dei servizi di segretariato a distanza offre la possibilità di scegliere il messaggio di benvenuto e di fornire indicazioni sul tipo di informazioni da comunicare ai chiamanti. Il servizio può essere attivato su un numero di telefono già esistente, di solito accompagnato da un servizio di trasferimento delle chiamate, o essere associato a una numerazione dedicata scelta dall’utente.

Conoscere le proprie necessità

La cosa più importante quando si sceglie un servizio di segretariato a distanza è avere le idee chiare: cosa ci aspettiamo dal servizio? Vogliamo un aiuto esterno negli orari di maggior traffico telefonico o vogliamo esternalizzare l’intero servizio di centralino? Desideriamo che il servizio si occupi della gestione degli ordini telefonici o vogliamo usare il servizio principalmente per le chiamate in uscita? Rispondere a queste domande è fondamentale per poter stilare una lista delle caratteristiche per noi indispensabili e di quelle alle quali possiamo rinunciare.

Orario di copertura del servizio

Chi si affida a un servizio di segretariato lo fa principalmente per gestire le telefonate in entrata, ma poiché i flussi orari di traffico telefonico variano a seconda della categoria professionale è importante scegliere un servizio che offra la copertura oraria più adatta alle nostre necessità professionali. Mentre le chiamate verso un ecommerce sono per lo più limitate agli orari di ufficio e possono essere gestite anche da un servizio attivo solo durante il giorno, professionisti come medici e avvocati necessitano di essere raggiungibili dai propri assistiti in qualsiasi momento e dovranno orientarsi perciò verso un servizio a orario continuato, attivo anche durante i festivi.

Modalità di tariffazione

La maggior parte dei servizi di segretariato a distanza prevede il pagamento di un canone mensile, in parte necessario ad assicurare la continuità del servizio, ma molti fornitori di servizi di segreteria offrono anche pacchetti “tutto compreso” a prezzi scontati. Anche se la prospettiva di una tariffa flat può sembrare economicamente più vantaggiosa, il nostro consiglio è quello di scegliere sempre una tariffazione a consumo, poiché la maggior parte dei pacchetti a tariffa fissa generalmente include più servizi del necessario e potremmo ritrovarci a pagare per qualcosa che non utilizziamo. Una tariffazione a consumo, invece, permette di pagare soltanto per i servizi che effettivamente si sono utilizzati e garantisce il massimo controllo sulle spese.

Numerazione e trasferimento chiamata

I servizi di segretariato a distanza possono essere attivati su un numero di telefono già esistente e associati a un servizio di trasferimento di chiamata (condizionato o incondizionato), ma è spesso possibile richiedere una numerazione esclusiva da usare insieme al servizio di segreteria. Se vogliamo avvalerci di un numero dedicato, assicuriamoci che il servizio di segretariato che sceglieremo sia in grado di fornirci la numerazione (geografica, ad hoc, numero verde) che desideriamo. Se prevediamo di usare il servizio principalmente in modalità trasferimento di chiamata, chiediamo informazioni sulla disponibilità del servizio e soprattutto su modalità e costi di attivazione.

Servizi aggiuntivi

Nella scelta del servizio di segretariato più adatto a noi, non dimentichiamo di valutare la disponibilità di eventuali servizi aggiuntivi: mentre familiarizziamo con il servizio le nostre necessità saranno ridotte, ma questo non significa che con il passare del tempo non potremmo voler usufruire di altre funzionalità.

Idealmente, un servizio di segretariato a distanza dovrebbe ricoprire il ruolo di un’assistente virtuale, alla quale delegare gli incarichi che richiedono tempo, ma che non necessitano di essere svolti personalmente: ad esempio, la gestione dell’agenda degli appuntamenti e della rubrica dei recapiti, ma anche la comunicazione di informazioni o l’invio di fax e documenti a clienti e collaboratori. Scegliere un servizio di segretariato a distanza in grado di crescere insieme alla nostra attività, significa mettersi al riparo dall’eventualità di dover passare da un fornitore all’altro a causa del mutare delle nostre esigenze professionali.