5 regole per una comunicazione telefonica vincente

Il telefono che squilla durante meeting e colloqui importanti, o mentre si sta lavorando a delicati processi aziendali, ci coglie molto spesso impreparati ad affrontare la comunicazione con i nostri clienti nel migliore dei modi. Per evitare il rischio di apparire sbrigativi o trasmettere insicurezza ai nostri potenziali clienti è bene munirsi di alcune semplici regole e approfittare del vantaggio competitivo offerto dai moderni servizi di segretariato a distanza.

1. Sorridi

Quando siamo faccia a faccia con un cliente ci muoviamo all’interno di segnali non verbali (fatti di gesti, posture, espressioni) che rendono più agevole la comunicazione e la comprensione reciproche. Tutti questi aspetti vengono meno quando si è al telefono, e la voce acquista un’importanza centrale, diventando l’unico veicolo della comunicazione. Non dimenticarti quindi di sorridere e utilizzare un tono amichevole: ti aiuterà a stabilire da subito un contatto emotivo con i tuoi potenziali clienti. Cerca anche di non eccedere nella professionalità; o meglio: ricorda che professionalità non è sinonimo di freddezza e distanza emotiva!

2. Non farti cogliere impreparato

Per affrontare al meglio una telefonata di lavoro è necessario prepararsi in anticipo. In caso contrario si corre il rischio di trasmettere al potenziale cliente un’impressione di scarsa professionalità, con la conseguente sensazione di non sentirsi preso sul serio. Soprattutto quando siamo immersi in attività importanti che richiedono tutte le nostre energie, è difficile concentrarsi su una telefonata in arrivo dando il meglio di sé. E anche se vi si riuscisse, lo stress provocato dall’interruzione rischierebbe di compromettere il nostro lavoro.

La soluzione per evitare di essere letteralmente sopraffatti dalle telefonate è utilizzare una segretaria virtuale: una voce amichevole e professionale risponderà alle telefonate dei tuoi potenziali clienti seguendo le indicazioni precedentemente fornite. Avrai così tutto il tempo a disposizione per sbrigare le tue pratiche e potrai ricontattare in un secondo momento chi ti ha cercato. Si tratta di una soluzione a portata di click: basta soltanto impostare un trasferimento di chiamata e spegnere il telefono!

3. Il momento giusto per rispondere e l’importanza della chiarezza

Assicurati di non attendere più di quattro squilli prima di rispondere al telefono. Dopo il quarto squillo infatti rischi che il chiamante si scoraggi e riagganci, mentre rispondendo prima puoi dare l’impressione di “non avere troppo da fare” e di non essere quindi molto richiesto nel tuo settore. Quando invece effettui una telefonata ricordati di presentarti in maniera chiara e di parlare lentamente, in modo da permettere al tuo interlocutore di riordinare i pensieri e identificarti. In questo modo avrà tempo di sentirsi a proprio agio senza sentirsi “aggredito”.

4. Evita rumori di fondo

Un fattore di disturbo comune quando si parla al telefono sono i rumori di fondo. Molto spesso una telefonata ci sorprende mentre siamo immersi nel traffico o ci troviamo in treno o in metro, compromettendo la chiarezza della comunicazione. Le difficoltà nel comprendere e nel farsi comprendere in questi casi generano un notevole stress e rischiano di dare un tono “spazientito” alla nostra voce. Il desiderio di mobilità soddisfatto dalle moderne tecnologie e l’esigenza di essere costantemente reperibili non devono per forza di cose portarci a rispondere al telefono nelle situazioni più impensate.

Per evitare i rumori di fondo che potrebbero distrarci e rendere impossibile la conversazione, è sempre consigliabile attivare un servizio di segretariato telefonico. Grazie a comode App per Smartphone, come quella sviluppata dall’azienda Segretaria24.it, potrai attivare il servizio con un semplice click e disattivarlo altrettanto facilmente. Ti garantirai così una flessibilità a 360 gradi e non dovrai tenere sotto controllo il telefono ogni volta che sei fuori ufficio.

5. La conclusione è importante!

Ultima regola: concludi sempre la telefonata con un breve riassunto di quanto concordato. Per questo è importante appuntarsi i punti più importanti trattati nel corso della telefonata. Inoltre è consigliabile ringraziare sempre il nostro interlocutore per il tempo concesso e non riagganciare frettolosamente, ma aspettare che sia l’altro a chiudere la conversazione.

Osservando queste semplici regole otterrai in poco tempo un notevole vantaggio sui tuoi concorrenti… Inizia oggi stesso a migliorare la tua comunicazione telefonica!